Внутренний контроль - это проверки, процедуры или руководящие принципы для защиты и защиты деловой и финансовой информации компании. Владельцы и менеджеры бизнеса несут ответственность за разработку и внедрение внутреннего контроля для снижения затрат и минимизации или предотвращения проблем. Инвентаризация представляет собой дорогой и значительный физический актив для большинства компаний. Внутренний контроль необходим для инвентаризации, потому что компании могут редко выживать, если они постоянно теряют инвентарь в результате кражи, порчи и морального износа.
Система инвентаризации
Системы инвентаризации - это методы бухгалтерского учета для управления финансовыми операциями, связанными с материальными запасами компании. Две общие системы - это периодическая и вечная системы. Системы периодической инвентаризации обновляют бухгалтерскую книгу один раз в месяц или ежеквартально. Лучшим и более контролирующим методом является постоянная система инвентаризации, которая обновляет запасы после каждой покупки, продажи и корректировки. Системы инвентаризации дают владельцам и менеджерам более полное представление о стоимости запасов и ее влиянии на бухгалтерский баланс, который является важной частью внутреннего контроля.
Процесс заказа
Внутренний контроль создает определенные ограничения на процесс заказа товаров в компании. Владельцы и менеджеры обычно распределяют обязанности по инвентаризации между несколькими сотрудниками. Это гарантирует, что человек не заказывает инвентарь и не крадет его, когда он поступает на склад компании. Разделение заказа на покупку и процесс оплаты также важны, поскольку сотрудник может «заказать» инвентарь у фальшивой компании и отправить платеж в почтовый ящик, арендованный сотрудником.
Место хранения
Хранение - это процедура инвентаризации. Компании должны найти безопасные склады и дистрибьюторов, чтобы инвентарь не был украден или поврежден. Адекватное складирование также гарантирует, что у компании достаточно места для правильного получения и хранения товарно-материальных ценностей. Компании должны иметь достаточно места для вождения вилочных погрузчиков, перемещения поддонов и обеспечения возможности работникам безопасно проходить через склад, не повреждая инвентарь.
Физические счета
Физические счета сверяют бухгалтерскую книгу компании с фактическим объемом имеющихся запасов. Компании обычно используют подсчет циклов или ежегодный подсчет запасов для этого процесса. Подсчет циклов - это постоянный подсчет, когда компании требуют, чтобы сотрудники подсчитывали определенное количество предметов каждую неделю. Высокая стоимость или популярные предметы могут быть постоянной характеристикой количества циклов, чтобы гарантировать, что эти предметы не включены. Ежегодные физические подсчеты происходят один раз в год, когда компания учитывает весь свой инвентарь за один раз, а не еженедельный процесс подсчета.
