Официальные деловые письма требуют определенного протокола независимо от того, каково намерение письма. В большинстве случаев деловое письмо должно быть кратким и кратким, обычно помещаясь на одной странице. В то время как вы должны использовать четкий, формальный стиль письма, есть несколько случаев, когда использование сокращений целесообразно для экономии места и времени.
Префиксы и Honorifics
Предполагается, что оба префикса и honififics будут сокращены в приветствии и в другом месте в письме. Например, деловое письмо начиналось бы с «Дорогой мистер Джонс», а не «Дорогой мистер Джонс». Множественное число всех префиксов и honififics также сокращается, например, «Messrs» для нескольких получателей-мужчин и «Mses» для нескольких получателей-женщин.
Названия компаний
И на фирменном бланке, и на «внутреннем адресе» будут указаны названия компаний - как отправителя, так и получателя. Может быть нецелесообразно сокращать какую-либо часть названия компании, если только название компании не зарегистрировано с сокращением. Например, если компания зарегистрирована как «Motts, Inc.», вы можете использовать «Inc.» во внутреннем адресе без указания «Incorporated». Аналогично, не заменяйте «&» на «и», если только оно не является частью названия компании.
Адреса
В отличие от передней части конверта, состояние должно быть прописано, когда оно является частью вашего бланка, заголовка или внутреннего адреса. Например, если компания получателя находится в Сиэтле, внутренний адрес будет выглядеть так: «Сиэтл, Вашингтон, 98101».
Обычно используемые сокращения
Постскриптум, который является дополнительным утверждением после закрытия письма, всегда обозначается аббревиатурой «P.S.» Если вы включаете дополнительные документы вместе с вашим письмом, можно указать их, либо написав «Приложения» с указанием количества документов, либо сокращенно «Enc.» ниже вашей подписи. RSVP является приемлемым сокращением, когда вы просите получателя ответить на ваше письмо.
Темы и машинистки
Тема делового письма может быть указана ниже даты с аббревиатурой «Re» для «Относительно», за которой следует краткое изложение темы. Если письмо подписано от имени кого-то другого, сокращение «стр.» может быть использовано. Например, если секретарь пишет письмо от имени своего работодателя, машинистка может подписать письмо и приложить свою подпись к «р.п.» и добавьте имя ее работодателя внизу. "Р.п." расшифровывается как латинская фраза per percurationem. Аббревиатура «cc» традиционно обозначает «точная копия», но может также означать «любезная копия». В любом случае это указывает, что было разослано несколько копий письма, и имена людей, которым эти копии были отправлены.
