Эффективные деловые письма являются важным инструментом в арсенале каждого предпринимателя. Эффективное деловое письмо, предназначенное для продажи продукта или услуги или просто для представления самого автора, должно иметь несколько основных характеристик, чтобы заставить читателя отреагировать положительно. Письмо должно призвать получателя к действию и убедить его сделать то, что хочет писатель. Все эффективные деловые письма имеют определенные общие черты.
Полная информация
В эффективном деловом письме содержится вся информация, которая необходима читателю для правильной работы. В письме четко указано, откуда оно, и как и на что ответить. В нем говорится, о чем идет речь, когда необходимо предпринять какое-либо действие, где это следует предпринять и почему оно должно быть предпринято сейчас. Деловое письмо полно информации и ничего не пропускает. Он имеет четкий призыв к действию и сообщает получателю, как выполнить это действие.
краткость
Эффективное деловое письмо не является цветочным или декоративным. Это запасной и по сути. Там нет пропущенных слов. Язык лаконичен в своей доставке, так что читателю остается только необходимая информация. Деловое письмо не место, чтобы похвастаться громкими словами или поэзией. Эффективные деловые письма короткие и точные.
Преимущества, а не особенности
Эффективные деловые письма фокусируются на преимуществах для получателя, а не на особенностях продукта или информации. Он отвечает на вопрос читателя: «Что для меня?» Деловое письмо учитывает временные ограничения, налагаемые на читателя, и потребности, которые читатель предъявляет к столу. Он обслуживает их, облегчая для читателя желаемое действие. Деловые письма фокусируются на том, как писатель может помочь читателю, а не на том, почему читатель должен помочь писателю.
специфичность
Используйте определенный язык при написании деловых писем. Расскажите читателям, что именно они могут ожидать от продуктов, услуг или бизнеса. Не используйте расплывчатые выражения, которые могут заставить их гадать. При необходимости используйте примеры для дальнейшего уточнения языка, чтобы сделать деловое письмо понятным для читателя. Если в письме дано обещание, убедитесь, что бизнес может его поддержать. Кроме того, используйте глаголы действия вместо пассивных, чтобы придать силе предложения.
ясность
Избегайте использования жаргона, если в этом нет крайней необходимости, чтобы четко общаться. Важно уточнить, что именно предлагает письмо и что оно просит от читателя. Если нет, читатель может не выполнить запрошенное действие, и письмо не будет эффективным. Используйте ясный, сильный язык, чтобы подчеркнуть, что читатель должен делать после прочтения делового письма. Рекомендуются короткие предложения с сильными, действенными глаголами, чтобы побудить читателя действовать.
этикет
Обязательно соблюдайте правила этикета в деловых письмах. Обязательно узнайте правильное имя и орфографию человека, который будет получать письмо. Обратитесь к ним соответствующим образом. Ответить на все письма, требующие ответного ответа. Соблюдая надлежащий этикет, бизнесмен показывает, что он уважает человека, которому пишет. Это уважение может иметь большое значение для того, чтобы заставить читателя письма принять призыв к действию.
правильность
От форматирования письма до соответствия получателю, деловое письмо должно найти много правильных примечаний, чтобы быть эффективным. Убедитесь, что оно отправлено правильному лицу, в правильном отделе, в правильной компании. Убедитесь, что письмо направляется правильному человеку, чтобы выполнить действие, которое оно просит от него. Прочитайте письмо и оцените, является ли язык правильным для человека, которому вы его отправляете, - не слишком формальным или неформальным. Когда будете готовы отправить его, дважды проверьте форматирование еще раз на наличие ошибок.
