Как управлять процессом управления контрактами

Управление контрактами - это практика обеспечения соблюдения параметров контракта в соответствии с руководящими принципами, изложенными в самом контракте. Из-за этого необходимо соблюдать непрерывное управление жизненным циклом контракта, чтобы обеспечить выполнение контракта в надлежащем контексте. Тип контракта, которым управляют, от трудовых договоров до строительных контрактов, все могут быть должным образом управляться, следуя той же методологии.

Прочитайте договор полностью. Выделите ключевые точки данных, включая временные рамки и сроки исполнения. Отметьте эти критические даты в календаре или другом приложении планирования, чтобы обеспечить понимание и мониторинг целевого времени выполнения. Выделите ключевые области контракта, в которых перечислены рабочие обязанности и общие контрактные обязанности ключевых сотрудников, указанных в контракте. Например, в новом контракте на строительство здания будет указан бригадир в качестве контактного лица и ответственной стороны для обеспечения своевременного выполнения всех субподрядных работ.

Запланируйте обновление встреч и встреч заблаговременно до каждой даты, указанной в параметрах контракта. Обязательно проведите личные встречи или позвоните по телефону с ответственными лицами, чтобы проинформировать вас об общем ходе выполнения контракта. Используйте промежуточные встречи как способ оценить общий ход выполнения контракта и решить проблемы и проблемы по мере их возникновения.

Ведите очень подробные записи о том, с кем разговаривали, когда и где все стороны, вовлеченные в выполнение контракта. Регистрируйтесь с указанными сторонами на регулярной и рутинной основе. Отправляйте электронные письма или телефон один раз в неделю, чтобы убедиться, что все работает в соответствии с графиком, изложенным в контексте окончательного контракта.

Пусть все менеджеры и субподрядчики, участвующие в контракте, еженедельно отправляют вам подробные списки обновлений. Получайте обновления по электронной почте, факсу или обычной почте, чтобы следить за ходом выполнения всех контрактов. Храните всю корреспонденцию в безопасном и легко доступном месте.

Вести точный и постоянно обновляемый список используемых материалов, требуемых материалов, графиков отгрузки и получения, графиков работы по контракту, рабочих часов, затраченных на выполнение контракта, и всех других данных, влияющих на бюджет контракта. Пересматривайте, оценивайте и оценивайте бюджет контракта каждые четыре-шесть недель, чтобы найти способы сократить расходы и повысить производительность.

Проводите дополнительные встречи, чтобы обсудить договор, если возникнут проблемы или проблемы будут доведены до вашего сведения. Не ждите, пока проблемы станут главными проблемами, попытайтесь предотвратить более крупные проблемы, найдя решения на ранней стадии процесса.