Эффективные системы связи являются неотъемлемой частью успешного бизнеса. Чтобы оставаться конкурентоспособным и продуктивным, компания должна разработать организованный, эффективный подход к переписке и общению со своими собственными сотрудниками, а также с клиентами, поставщиками и другими специалистами. К счастью, деловое общение со временем развивалось и включает в себя различные типы деловых сообщений, от простых и проверенных до технологически сложных.
Деловые телефонные сообщения
Если в вашей компании работает более одного человека, вам, в конечном итоге, придется выбирать лучший способ записи и распространения входящих телефонных сообщений. Некоторые предприятия нанимают кого-то для проверки телефонных звонков, записи сообщений от абонентов и передачи их сотрудникам, для которых они предназначены. Другие компании используют автоматизированную систему голосовой почты, где абоненты оставляют свои сообщения как голосовые записи. С помощью голосовой почты каждый сотрудник отвечает за отслеживание своих собственных сообщений. Некоторые малые предприятия устанавливают ящики голосовой почты только для отдельных отделов компании, а не для отдельных сотрудников.
Офисные заметки
Меморандумы (записки) - это вид переписки, который сотрудники могут использовать для общения внутри своего отдела или между отделами одной и той же компании. Записки, как правило, носят краткий характер и не имеют формального форматирования внешней письменной деловой переписки. Тем не менее, заметки имеют формат и общую структуру. Каждый бизнес форматирует заметки в соответствии со своими предпочтениями, но, как правило, заметки показывают вверху получателя, отправителя и тему, иногда набираются жирным шрифтом. Тело сообщения находится под этой информацией в обычном наборе. Сотрудники могут доставлять заметки лично или использовать почтовую рассылку компании. В некоторых профессиях, таких как правовая сфера и сфера здравоохранения, люди используют заметки для отправки кратких сообщений другим специалистам и, в некоторых случаях, клиентам. Люди могут отправлять такие заметки по почте, электронной почте и факсу.
Деловая электронная почта
Сегодня многие компании используют электронную переписку как способ общения внутри компании, а также с клиентами, поставщиками и другими предприятиями. Если у компании есть веб-сайт, у сотрудников могут быть адреса электронной почты с доменным именем компании, например, «[email protected]». Электронная переписка имеет тенденцию быть менее формальной, чем рукописная переписка, что имеет свои преимущества и недостатки. Многие компании, которые позволяют своим сотрудникам использовать адреса электронной почты компании, считают полезным установить единый стандарт для электронной почты компании. Компании могут ограничивать использование сотрудников только в деловых целях и строго регулировать, какие виды вложений электронной почты может загружать сотрудник. Если у бизнеса есть соглашение о конфиденциальности с его сотрудниками, это соглашение, вероятно, будет распространяться на использование сотрудниками электронной переписки компании. Бизнес вполне вправе требовать от сотрудника представления компании в позитивном свете при переписке с адресом электронной почты компании. Некоторым компаниям может потребоваться, чтобы сотрудники, использующие электронную почту компании, добавляли к своей электронной почте автоматические подписи электронной почты. Эта подпись может содержать полное имя и должность сотрудника в компании, а также название компании, номер телефона, веб-сайт и другую соответствующую информацию.
Деловая переписка
Профессиональная деловая переписка имеет долгую и формальную историю. Компании часто заказывают фирменный бланк, на котором напечатана вся деловая переписка. Дизайн бланка может включать логотип компании, а также общую контактную информацию, такую как почтовый адрес компании, номера телефонов и факсов и адрес веб-сайта. Некоторые компании настраивают основной шаблон бланка для отдельных лиц внутри компании, добавляя личные адреса и индивидуальные адреса электронной почты к контактной информации. Письменная деловая переписка имеет формальную структуру. Хотя точный формат может отличаться, в общем, дата указывается вверху письма, а полное имя получателя, название, компания и почтовый адрес находятся ниже даты. Вам не нужно добавлять строку темы или метки полей, например «Кому:», рядом с именем и адресом получателя. В письменной деловой переписке используются начальные приветствия, такие как «Дорогой» в начале, за которыми следует имя получателя, и заключительные приветствия в конце, например «С уважением», с именем отправителя внизу. Отправитель может захотеть подписать письмо от руки для личного контакта. Если кто-то, кроме отправителя письма, написал или напечатал его, машинистка должна включать инициалы отправителя, двоеточие и ее собственные инициалы под подписью. Если одно и то же письмо отправлено нескольким получателям, оно должно быть адресовано основному получателю, тогда все остальные получатели должны быть отмечены в нижней части письма рядом с буквами «CC», что означает «точная копия».
