Пакетирование счетов к оплате представляет собой процесс объединения счетов-фактур, подлежащих оплате в группы или партии, и создания одной записи в учетных записях для всей партии счетов-фактур, в отличие от отдельных записей журнала для каждого получателя. Пакетирование - это распространенная методика, используемая для сокращения записей в журнале, которая помогает информационной системе учета работать более эффективно. Однако процедуры дозирования также имеют недостатки.
Сокращение Транзакций
Основным преимуществом пакетирования транзакций с кредиторской задолженностью является сокращение записей в системе бухгалтерского учета. Компании с большим количеством транзакций с низкой стоимостью доллара могут быстро увидеть тысячи дебетов и кредитов на расходных счетах. Этот уровень детализации в регистре кредиторской задолженности не является необходимым и создает нагрузку на обработку для компьютеризированной системы бухгалтерского учета. Путем пакетирования транзакций на ежедневной или еженедельной основе это бремя уменьшается.
Создание контрольного журнала
Когда транзакции выполняются ежедневно, а платежи осуществляются по безналичному расчету, бухгалтерам просто сверять суммы ежедневных выплат с оттоками денежных средств в выписке по счету, поскольку в банковских выписках часто указываются ежедневные итоги транзакций. Кроме того, случайный выбор оплаченных счетов может быть сделан и прослежен в пакетах и банковской выписке, чтобы гарантировать, что зарегистрированные суммы являются точными.
Быстрый анализ
Ежедневное и еженедельное пакетирование транзакций позволяет бухгалтерам быстро анализировать динамику сумм платежей по дням. Каждая партия платежей представляет одну и ту же единицу времени; выбросы легко определить, перечислив ежедневные итоги партий и исследуя большие или малые количества. Тем не менее, пакетирование усложняет обнаружение индивидуального ненормального оттока денежных средств. Если компания обеспокоена крупными денежными платежами, осуществляемыми без разрешения, надзорные органы могут ввести политику, предусматривающую двойные подписи на больших суммах.
Трудность примирения
Потенциальным недостатком пакетирования дебиторской задолженности может быть сложность сверки. Если бухгалтеры компании не старательно фиксируют, какие транзакции составляют каждую партию, сверка платежей может быть трудной, если не невозможной. Если этот недостаток существует, сотрудники могут легко совершить мошенничество или поставщики оспорить, что они получили платеж.
