Точное составление протоколов собраний помогает участникам сосредоточиться на поставленных задачах, снижает вероятность недопонимания и повышает эффективность последующих собраний. Преимущества четких и подробных протоколов собраний означают, что любой владелец бизнеса, руководитель или другой руководитель, регулярно проводящий собрания, должен установить правила ведения протоколов. Эти рекомендации должны охватывать то, что происходит до, во время и после собрания.
Перед встречей
Определите, кто займет минуты
Хотя это, казалось бы, и непростая задача, запись протоколов собраний требует значительного внимания к деталям. В результате, ведущий должен иметь минимальное участие во встрече. Это позволяет сосредоточить большую часть вашей энергии на записи важных моментов встречи.
подсказки
-
Компании часто используют исполнительных помощников или администраторов, чтобы занять минуты, поскольку эти сотрудники часто не играют активной роли в самой встрече.
Используйте стандартизированную форму
Создайте свою собственную стандартизированную форму протокола собрания для использования во время встречи. Стандартизация помогает специалисту узнать, куда помещать информацию, а также помогает посетителям прочитать документ позже. Основная информация должна включать в себя:
- Список участников.
- Дата.
- Список тем для обсуждения.
- План действий определен по каждой теме.
- Ответственные за выполнение этих действий.
Во время встречи
Заполните необходимую информацию
Перед началом официальной встречи заполните необходимую информацию, такую как участники и дата. Это предотвращает ненужную трату времени во время самой встречи.
Запись только важной информации
Протокол встречи не должен отражать всю встречу, Напротив, в протоколе встречи записаны важные задачи и направления в упрощенном формате. Таким образом, вы должны записывать такую информацию, как делегирование обязанностей, сроки выполнения, назначенные для этих обязанностей и любую другую, казалось бы, соответствующую информацию. Протокол встречи не должен содержать общих обсуждений или косвенной информации.
Попросить разъяснения
Протокол должен точно отражать основные моменты встречи. Попросите разъяснений, если какая-либо информация, обсужденная во время встречи, неясна. Никогда не угадайте, иначе вы рискуете получить неточную информацию или упущения. При запросе разъяснений всегда следуйте протоколам собраний. Некоторые встречи используют неформальный подход, в то время как другие принимают структурированные правила порядка Роберта.
Обратитесь к прошлым минутам
Текущие минуты, которые вы составляете, могут относиться к прошлым минутам собрания. Это требует, чтобы вы перенесли прошлые протоколы собрания на новое собрание, чтобы информация была легко доступна для всех участников.
После встречи
Минуты обзора
Проверьте протокол встречи на наличие опечаток или каких-либо неясных предложений. Исправьте это, прежде чем завершать протокол. Любые ошибки могут привести к путанице в отношении важных задач.
Отправить участникам
Отправьте протокол собрания участникам собрания для утверждения. Это дает участникам возможность задать вопросы или исправить ошибки. Сообщите всем участникам, если произошли какие-либо изменения.
Завершить и файл
После того, как все участники утвердят протокол, подпишите протокол с датой утверждения, указанной рядом с подписью. После этого сохраните протокол на своем компьютере или в папке вместе с другими протоколами. Храните все протоколы собраний вместе, что позволяет легко переносить их на будущие встречи и обеспечивает центральное расположение, если кому-то нужно обратиться к документам.
