Согласно документу Агентства по охране окружающей среды США (EPA) «Руководство по подготовке стандартных рабочих процедур (СОП)», «Разработка и использование СОП являются неотъемлемой частью успешной системы качества, поскольку она предоставляет людям информацию для выполнения работы должным образом и способствует согласованности качества и целостности продукта или конечного результата ». Таким образом, правильная подготовка СОП является ключом к созданию основы для достижения последовательных процессов. Выполнив несколько общих шагов, вы можете подготовить СОП для использования в вашей организации.
Определите, какие процедуры или процессы в вашей организации требуют документирования для последовательного выполнения, и какие лица наиболее квалифицированы для создания соответствующей СОП. Командный подход может использоваться как для определения необходимости СОП, так и для написания СОП.
Определите систему нумерации для обеспечения надлежащего контроля документов ваших СОП. Система нумерации должна быть достаточно гибкой, чтобы учитывать любое количество СОП и любое количество пересмотров для отдельных СОП. Попросите себя или назначенного сотрудника по контролю за документами вести основной список, чтобы не использовать повторяющиеся номера.
Разработайте шаблон СОП, которому будут следовать все организационные СОП с использованием программного обеспечения для обработки текстов. Для административных или программных процедур шаблон должен содержать, как минимум, титульный лист, процедуры (включая цель, объем, сводку, определения, квалификации персонала, саму процедуру, контрольные списки и управление записями), контроль качества и ссылки. Для технических или лабораторных процедур шаблон должен содержать как минимум все разделы для административных СОП, перечисленных выше, в дополнение к информации о безопасности, предостережениям, помехам, оборудованию и расходным материалам в разделе процедур.
Напишите стандартную рабочую процедуру о том, как писать стандартные рабочие процедуры для вашей организации, странно известный как «SOP on SOPs». Воспользуйтесь разработанным шаблоном и изложите свои ожидания относительно того, как должны быть подготовлены все СОП, например, кто определяет потребность, кто присваивает номер, какой формат использовать и ожидают, что должно быть включено в каждый раздел.
Подготовьте остальные ваши СОП на основе метода, изложенного в СОП «СОП», с внесением любых незначительных изменений, чтобы улучшить процесс подготовки с точки зрения времени и качества полученных документов.
подсказки
-
Посмотрите как можно больше примеров СОП до подготовки своего.
Предупреждение
Убедитесь, что ваш шаблон SOP является окончательным перед его выдачей. Любые изменения означают, что вы должны пересмотреть каждую СОП, написанную с использованием этого шаблона.
