В то время как цифровой век создает меньше бумаги, спрос на электронные хранилища растет. Руководящие принципы, установленные группой управления информацией организации для создания, доступа, хранения и, в конечном итоге, уничтожения записей, определяют условия жизненного цикла электронных записей. Жизненный цикл электронных записей включает в себя создание, использование, хранение и распоряжение большинством коммерческих и государственных учреждений. Некоторые организации архивируют определенные записи, которые считаются бесценными, как последняя фаза жизненного цикла, когда они не уничтожаются.
Создание
Одна из самых больших проблем для любой электронной системы управления - это логическое и последовательное документирование происхождения новых записей для будущего использования, поиска и хранения. То, что составляет отчет, установлено политическим руководством организации, которое написано с учетом федеральных и государственных законов. Если запись правильно определена в начале жизненного цикла, запись будет легко доступна, пока срок действия записи не истечет и она не будет уничтожена. В зависимости от организации некоторые записи создаются системой автоматически при вводе определенных данных в компьютер. Другие системы требуют, чтобы человек создал запись вручную.
использование
Как только запись создается в электронном виде, она обычно распространяется и используется в качестве информационного инструмента для деловых или правительственных целей. По этой причине записи хранятся в хранилище для легкого доступа. Несмотря на активность, большинство записей хранятся на складе, но доступ к ним осуществляется через базу данных с идентифицирующей информацией, которая помечает запись.
Хранение и обслуживание
После того, как файл был использован и больше не нужен регулярно, запись часто сохраняется как неактивная. Записи должны храниться для доступа до уничтожения в соответствии с правилами, установленными в соответствии с политикой организации. Частично причина такого акцента на правильном хранении связана с вопросами конфиденциальности. Благоразумная организационная политика рассматривает безопасность как основную часть ответственного ведения документации.
диспозиция
Записи должны быть доступны в течение определенного количества лет, чтобы соответствовать федеральным законам и законам штата. В большинстве организационных политик, касающихся хранения и распоряжения документами, федеральные законы и законы штата используются в качестве минимальных требований к хранению документов. Предприятия ведут записи в судебных целях, если они вынуждены защищать определенные деловые действия, предпринятые в прошлом. Как уничтожить записи имеет решающее значение. Поскольку электронные файлы могут быть восстановлены в руках экспертов, очень важно, чтобы электронные файлы были удалены без возможности извлечения информации.
