Встречи могут проваливаться без надлежащего планирования, даже с четкой целью и подходящими участниками. Использование повестки дня для планирования собрания может помочь собранию проходить гладко и эффективно решать ключевые вопросы или темы. Планирование заблаговременно дает участникам совещания знания о том, чего ожидать, время для подготовки и порядок, в котором они будут обсуждаться. Еще одна причина, по которой повестки дня популярны, заключается в том, что они экономят время каждого.
Что такое повестка дня?
Проще говоря, повестка дня - это список или план. Этот список включает темы и проблемы или вопросы, которые будут обсуждаться во время встречи. Есть множество форматов повестки дня; цель и тип собрания определят, какой формат повестки дня использовать. Типы повесток дня, которые обычно используются, включают неформальные, формальные, приоритетные и рассчитанные по времени. Ознакомление с каждым форматом повестки дня позволит вам эффективно выбрать подходящий тип для ваших нужд.
Неформальный и формальный
Неформальная повестка дня в основном относится к неформальному списку вопросов, которые будут обсуждаться во время встречи и часто объединяются в последнюю минуту. Формальная повестка дня следует больше формата. Этот формат включает в себя тип собрания, список организатора собрания и список всех участников. Затем повестка дня следует определенному порядку: призыв к заказу, перекличка, протокол последнего заседания, открытые вопросы, новый бизнес и перерыв.
Приоритет и время
Приоритетные повестки дня следуют системе приоритетов. Предметы распределяются в соответствии с предполагаемой важностью для группы. Затем темы обсуждаются в следующем порядке. Временные повестки дня относятся к использованию установленной временной шкалы для собрания - обычно хранитель времени назначается, чтобы помочь остаться на задании. В этом формате повестка дня будет составляться во временных интервалах. Например, 9: 30-9: 35: общение / разминка, 9: 35-9: 40: обзор цели и желаемого результата, 9: 40-9: 50: просмотр протокола с последнего заседания.
Нижняя линия
Не стесняйтесь спрашивать мнение других участников при составлении повестки дня. Участники могут предоставить ценную информацию о том, какие темы или проблемы необходимо обсудить. Наличие соответствующих участников является ключом к хорошо спланированной и успешной встрече. Все повестки дня должны содержать цель сессии; иметь четкие желаемые результаты; классифицировать темы повестки дня как обмен информацией или ее обработку; и закончить подведением итогов и обсуждением следующих шагов.
