По данным Интернет-лаборатории писателей Университета Пердью (OWL), заметки пишутся для освещения или решения проблем. Школа бизнеса Университета Северного Кентукки заявляет, что записки должны передавать много информации в ограниченном пространстве. То, как памятка отформатирована, зависит от компании, цели памятки и получателей памятки. Внутренние служебные записки могут содержать информацию, анализ и выводы, информацию о рабочих часах или инструкции по правильному использованию оборудования.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Бумага
-
Ручка и карандаши
Узнайте основное назначение и формат записки. Записки обычно являются внутренними документами, используемыми для общения с персоналом. Цели могут включать напоминания о политике, запросы о действиях, сообщение об изменении или официальное уведомление. Формат заметки включает в себя заголовок, введение, текст, резюме и закрытие. Вложения отмечены внизу документа.
Определите цель вашей заметки и какие, если таковые имеются, вложения будут включены. Определите получателей памятки. Часто супервайзеры и менеджеры получают копии записок, и может потребоваться включить копию в файл. Определите, что будет сказано в записке, и составьте черновик. Ознакомьтесь с политикой компании по использованию фирменного бланка, одобренного для заметок.
Заполните заголовок, начиная с «Дата». Включите имена и названия основных получателей в разделе «Кому». Это может быть один или несколько человек или группа людей, например, все менеджеры по работе с клиентами. Включите в раздел «Копия» имена и названия тех, кто получит копии памятки. В разделе «От» укажите имя и должность лица, отправляющего заметку. Включите в раздел «Тема» краткое название, описывающее цель заметки.
Включите вводный абзац, который объясняет цель меморандума, дает справочную информацию для этой цели и дает обзор того, что последует в последующих абзацах. Включите предупреждение для читателей, если заметка содержит политику или другую важную информацию.
Включите информацию в основной части или основной текст заметки, которая расширяет введение и обзор. Например, предоставьте фон, приводящий к изменению политики. Разделите и упорядочите абзацы в соответствии с содержанием. Используйте короткие абзацы по всей записке. Этот раздел может состоять из одного или двух абзацев или нескольких страниц, в зависимости от цели заметки.
Вставьте резюме и закрытие. Сводка может не быть необходимой для одностраничных заметок, но может быть полезна для длинных документов, содержащих сложную информацию или инструкции В заключение поблагодарите читателя и предложите свою помощь в ответах на вопросы или объяснении содержания заметки. При отсутствии резюме включите краткое резюме в заключительный абзац. Сообщите читателям, если содержание памятки является конфиденциальным.
Отметьте в конце заметки список приложений, упомянутых в памятке. Используйте слова «Вложенный» или «Вложенный» для обозначения списка вложений. Не включайте вложения, на которые нет ссылок в заметке.
Подпишите памятку. Авторы заметок обычно пишут или подписывают заметки в разделе заголовка рядом с записью «От». Официальное напоминание может потребовать полной подписи и строки даты в конце документа.
подсказки
-
Просмотрите копии служебных записок, чтобы узнать стиль и форматирование. Спросите, требуется ли одобрение для отправки заметки.Проверьте всю фактическую информацию, прежде чем включать ее в заметку. Попросите кого-нибудь вычитать вашу записку.
