Как написать статью для обсуждения

В материалах для обсуждения обсуждаются ключевые факты и идеи, касающиеся конкретной темы или события. Документы для обсуждения, широко используемые в связях с общественностью и коммуникации, помогают тем, кто отвечает за общение с общественностью, предоставлять четкую, точную и последовательную информацию. Документы для обсуждения используются как для информирования общественности, так и для реагирования на запросы общественности во время кризисов. «Говоря одним голосом», используя документ для обсуждения общих вопросов, организация может повысить эффективность своей коммуникационной программы.

Написание статьи для обсуждения

Прежде чем начать работу над документом для обсуждения, вам необходимо убедиться, что вы располагаете точной информацией. Ищите тех, кто наиболее тесно вовлечен. Например, если вам нужно обсудить проблему бюджета, поговорите напрямую со старшим руководителем, который контролирует бюджет. Не полагайтесь на слова из уст в уста. Задайте вашему источнику подробные вопросы и попросите, чтобы она постаралась не «раскрутить» или смазать детали. Обязательно сделайте подробные записи.

Ваша статья для обсуждения будет состоять из серии пунктов, каждый из которых будет сопровождаться одним или несколькими предложениями. Нет необходимости во введении или другом тексте. Название это: «Информация для общественности». Не помечайте вашу бумагу для разговоров как «конфиденциальную». Вы ничего не пытаетесь скрыть, и информация на бумаге для разговоров предназначена для общественности.

Начните с фактов: кто, что, где и когда. Поставьте себя на место человека, не знающего о вашем бизнесе или организации, его истории или недавних действиях. Ваш первый пункт должен просто изложить факты ситуации. Например: «1 июля Компания X сократит 30 процентов своей внутренней рабочей силы на заводах в Орегоне и Айдахо». Эта основная информация предоставляется в темах для обсуждения, чтобы те, кто предоставляет информацию, не случайно допустили фактическую ошибку, приводящую к путанице.

Следующие несколько пунктов должны предоставить более подробную информацию о процессе или деятельности. Если ваш доклад говорит о негативном событии, делитесь позитивной информацией, но не пытайтесь преуменьшить негативные. СМИ и общественность будут хотеть информацию о деталях. Например: «Каков процесс уведомления работников, когда они будут уволены? Будет ли выходное пособие или переподготовка?» Постарайтесь предвидеть эти вопросы и иметь готовые ответы. Помните, что формулировка, которую вы выбираете для каждого из этих пунктов, будет повторно использоваться теми, кто передает новости.

Заключительные пункты статьи для обсуждения должны быть сосредоточены на основном сообщении, которое вы хотите, чтобы ваш оратор оставил. Это может быть ключевой факт, план или видение. Например: «Мы опечалены проблемами, с которыми, как мы знаем, семьи столкнутся в результате этого решения, но мы надеемся, что с экономическим восстановлением это будут краткосрочные сокращения». Ни в коем случае не включайте в свои темы для обсуждения те пункты, которые вы не хотите, чтобы ваш представитель высказывал. Разговоры не являются частными документами и могут быть прочитаны средствами массовой информации.

После того, как вы заполнили документ для обсуждения, встретитесь с заинтересованными лицами и старшими руководителями вашей организации для ознакомления. Включите любые отзывы и составьте список рассылки, в который войдут те, кого, скорее всего, попросят выступить или поделиться информацией с общественностью. Это может быть вовлеченный руководитель или руководитель, представитель, другие лица, участвующие в общении в вашей организации, и сотрудники, выполняющие функции, в которых участвует общественность.