Техническое предложение является одной из наиболее важных задач в деловой или технической письменности. Хорошо написанное предложение может обеспечить вашей организации нового клиента для продаж, крупного проекта или грантового финансирования исследований или других видов деятельности. Для многих организаций эффективные технические предложения имеют важное значение для их дальнейшего успеха.
Предметы, которые вам понадобятся
-
Запрос предложений (RFP)
-
Программное обеспечение для обработки текстов
Внимательно изучите запрос предложения или запрос предложений. Многие организации отправляют запросы предложений, когда хотят получить предложения о товаре или услуге. В запросах предложений содержатся рекомендации относительно того, что должны охватывать предложения, а также когда и кому они должны быть представлены. Хорошее предложение не должно отклоняться от руководящих принципов в запросе предложений. К сожалению, некоторые ЗП могут быть расплывчатыми, предлагая мало рекомендаций. Это особенно проблематично, когда вы пытаетесь составить смету затрат в своем предложении. На шаге 4 будут предложены способы справиться с неопределенными или неясными запросами предложений.
Запланируйте свое предложение, прежде чем писать. Часто вы можете не знать больше о клиенте или источнике финансирования, чем то, что указано в запросе предложений. Сделайте свою домашнюю работу и узнайте, что вы можете об организации и ее лицах, принимающих решения. Затем проведите некоторое время в мозговом штурме о потребностях организации. Предложения, которые мало или совсем не понимают потребностей клиента, часто возникают из-за того, что они пишут слишком рано, не задумываясь о клиенте.
Составьте ваше предложение. Переменные, такие как размер и масштаб проекта, а также потенциальный клиент, который получит ваше предложение, будут определять длину и формат. В некоторых ситуациях подходит более короткое мемо-подобное предложение. В других ситуациях, таких как крупные проекты или грантовые предложения, направляемые крупным организациям, потребуются более длинные предложения, написанные как официальный технический отчет.
Включите в текст вашего предложения график поставки товаров или задач и оценку затрат. Следуйте спецификациям в запросе предложений. Если RFP расплывчато, вы можете решить эту проблему несколькими способами. Одно из предложений - предложить вашему потенциальному клиенту набор опций, из которых можно выбирать. Альтернатива - сделать свои собственные предположения и указать их в предложении. В-третьих, вы можете связаться с потенциальным клиентом и задать много вопросов. Многие клиенты оценят это, так как это показывает, что вы заботитесь о проекте.
Организуйте предложение таким образом, чтобы привлечь внимание читателей и сфокусировать их на ключевых моментах. Начните с резюме, которое обобщает ваше предложение. Разверните детали, включая расходы, в основной части предложения. Завершите вывод, который подчеркивает преимущества выбора вашей компании. Делайте рефераты, резюме и выводы краткими и по возможности свободными от технических терминов, чтобы они были доступны всем читателям, независимо от технических знаний. Уточните технические детали в теле предложения.
Отредактируйте и отформатируйте свое предложение, убедившись, что оно не содержит ошибок и что документ легко читается. Подчеркните, как ваш проект будет отвечать потребностям клиента. Подумайте об объяснении квалификации ключевых сотрудников для проекта, который вы предлагаете. Используйте списки (с точками или цифрами), чтобы выделить ключевые моменты. Используйте заголовки и подзаголовки, чтобы разбить большие блоки текста.
подсказки
-
Отформатируйте свое предложение с использованием подхода «абстракция, основа, заключение» или ABC.
Установить необходимость того, что предлагается.
Будьте реалистичны в своих сметах и графике.
Сосредоточьте внимание в заключении - это ваш шанс произвести неизгладимое впечатление.
Убедитесь, что информацию о стоимости легко найти, так как читатели будут искать ее.
