Нет сомнений в том, что технологические достижения, особенно в плане Интернета, облегчили и ускорили обмен информацией с людьми по всему миру. К сожалению, это также привело к тому, что традиционная социальная благодать и здравый смысл оказываются в стороне от нашей спешки завести друзей, выдвинуть идеи или заключить решающую сделку. Вот что вам нужно знать об умном использовании электронной почты как в личной, так и в профессиональной жизни.
Монстры в киберпространстве
Интернет породил новую породу злобных злодеев, которые подразделяются на две категории: те, кто хочет навредить вашему компьютеру, и те, кто хочет навредить вам. Те, кто хочет уничтожить все данные в вашей системе, делают это с помощью быстродействующих вирусов, прикрепленных к электронным письмам, которые либо соблазняют вас интригующим крючком в строке темы («Поздравляем! Вы только что выиграли в лотерею»), либо притворяетесь чтобы прийти от кого-то, кого вы знаете («Эй! Вы получили мое сообщение о обеде на следующей неделе?»). Что так коварно в последнем, так это то, что на первый взгляд отправитель кажется законным, но после открытия электронного письма получатель получает указание щелкнуть ссылку, которая быстро вызовет разрушение в электронном виде. Сообщения электронной почты, предназначенные для предупреждения проблем с банковским счетом, нарушения безопасности в PayPal или любого другого вида уголовного расследования, требующего немедленного внимания и сотрудничества получателя, всегда должны рассматриваться как подозрительные. Другой тип кибер-злодеев скрывается в чатах, впитывает личную информацию из блогов и регулярно посещает Facebook, MySpace и сайты, связанные с знакомствами. Из-за анонимности, которую Интернет предоставляет пользователям электронной почты, вы не представляете, действительно ли тот симпатичный парень, которому вы писали туда и обратно - и приближался к фактической дате - действительно выпускник Гарварда, работает на Merrill Lynch и водит Porsche или подлого мошенника, который доверяет женщинам и собирается поразить вас историей всхлипывания, которая включает в себя предоставление ему доступа к вашему дому и / или вашим кредитным картам.
Неправильное использование офисного оборудования
Когда-то давно предполагалось, что большинство сотрудников обладали здравым смыслом не часами разговаривать по телефону со своими друзьями, воровать канцелярские товары для домашнего использования или использовать машину Xerox, чтобы сделать несколько копий романа, которые они могут или, возможно, не было тайно писать в рабочее время. Однако проблематичным стало то, что в некоторых случаях приходило время увольнять кого-либо за кражу документов или использование почтового счетчика для рассылки счетов за домашний бизнес, самая простая защита обвиняемого работника заключалась в следующем: «О, я не сделал» не знаю, что мне не разрешили это сделать ". Это привело к тому, что все больше и больше компаний разрабатывали процедурные руководства, в которых строго определялось, что является и не является правильным поведением. Интернет, конечно, занимает видное место во многих сегодняшних руководствах. Конечно, это кажется достаточно безобидным, чтобы передать электронную шутку, обменяться случайными сплетнями или предположить, что, возможно, босс - невежественный руб. Такие сообщения, однако, не только тратят драгоценное время, но могут стать предметом повестки в суд, если компания когда-либо будет вовлечена в судебный процесс. Кроме того, электронное письмо от неизвестных сторон может содержать один из вышеупомянутых вирусов и подвергнуть компанию значительному риску.
Привилегированная информация
Конфиденциальность часто находится под угрозой, когда мы решаем общаться друг с другом посредством электронной почты. В отличие от письма, которое может быть заблокировано или даже сожжено после прочтения предполагаемым получателем, сторонняя сторона может случайно или намеренно получить доступ к электронной почте. Это особенно вредно для рабочего сектора, если содержание электронного письма относится к конфиденциальным данным, записям пациентов / клиентов или информации, касающейся финансовой устойчивости компании. Безопасность также подвергается опасности, если, например, физическое лицо предоставляет информацию о кредитной карте или номер социального страхования в контексте примечания по электронной почте поставщику, а не вводит данные через защищенный веб-сайт.
Случайный разговор
Поскольку электронная почта кажется таким неформальным, непринужденным форумом для общения с людьми, они часто распространяют тот же уровень свежего знакомства на всех незнакомцев, а затем задаются вопросом, почему они получают холодное плечо. Хорошим примером этого могут стать начинающие авторы, которые хотят передать свой роман редактору в издательстве. В отличие от прежних времен, когда такие письма всегда принимали форму печатных писем, которые были разосланы по почте, а также конверты с марками с обратным адресом, многие издатели осознали, что электронные запросы не только убивают меньше деревьев, но и позволяют им обрабатывать огромную нагрузку представлений гораздо быстрее. Однако их мгновенно отключает болтливое электронное письмо, начинающееся с «Привет, Эмили», как если бы отправитель знал Эмили много лет. Учитывая, что она, вероятно, не узнает Эмили, если бы она прошла мимо нее на улице, высокомерно полагать, что введение по электронной почте является мгновенной дверью для дружбы или что отправитель может разглашать личную информацию, которая находится далеко за пределами профессионального протокола. До тех пор, пока получатель не предложит вам использовать свое имя, всегда целесообразно ошибиться в сторону формальности. Также целесообразно отформатировать письмо на экране компьютера так же, как письмо, которое должно было быть распечатано и отправлено по почте. Это означает сохранение причудливых шрифтов и смайликов для друзей и семьи, которые уже знают вас.
Правописание из окна
В соответствии с неформальной природой обмена электронной почтой и обмена мгновенными сообщениями, это, похоже, дало многим людям повод не проверять свой контент на наличие орфографических и грамматических ошибок. «О, это просто электронная почта», - говорят они. «Никто на самом деле не заботится и не успевает поймать каждую мелочь». Однако они не учитывают, что электронная почта является отражением гордости - или ее отсутствия - что они принимают за свою работу. Поскольку вы никогда не знаете, сколько людей в дополнение к вашему предполагаемому получателю увидят его, вам следует убедиться, что оно максимально безошибочно, прежде чем вы нажмете кнопку отправки.
Соображения
Это печальный комментарий к нашему обществу, что так много людей используют анонимную природу Интернета для отправки жестоких, вредных и порочных электронных писем. Тот факт, что они могут усыновлять «безликих» персон через несколько учетных записей электронной почты, дал им возможность скрывать свои истинные личности за фальшивыми псевдонимами и рассказывать о них, что они, вероятно, будут слишком смущены, чтобы говорить лично. В нем есть слово для мудрого человека об использовании электронной почты вообще: если это не то, чем вы не захотите владеть в личной беседе, то это, вероятно, также не должно входить в электронную почту. Дополнительные советы по этикету электронной почты, а также советы по обеспечению безопасности на электронном носителе можно найти по ссылкам, приведенным в конце этой статьи.
замкнутость
И последнее, но не менее важное, электронная почта повлияла на наше желание и нашу способность общаться друг с другом через фактическое время. Вместо того, чтобы договориться встретиться с другом на обед и наверстать упущенное, просто стало меньше хлопот просто пообщаться в чате. Вместо того, чтобы взять трубку или написать поздравительную открытку, стало удобнее просто отправить электронное письмо. Даже благодарственные записки за подарок или прекрасный ужин вытесняются мгновенными сообщениями. Однако больше всего беспокоит то, что молодому поколению стало удобнее разговаривать с помощью клавиатуры, чем взаимодействовать с другими людьми в социальных ситуациях. Это, в свою очередь, окажет негативное влияние на их устные навыки, язык тела и самооценку. В конце концов, если вы можете принять любую личность, которую хотите, в Интернете, нет никаких оснований пытаться выяснить, кто вы на самом деле как личность.
