Для эффективного управления медицинским фронт-офисом, будь то небольшая практика или крупная клиника, должны быть разработаны и внедрены комплексные, четкие процедуры, которые решают необходимые задачи и обязанности. В служебных процедурах должны быть освещены обязанности различных сотрудников, например, описание того, что должны делать администраторы, когда офис открывается и закрывается. Вы должны понимать, как работает медицинский кабинет, чтобы адаптировать процедуры соответствующим образом.
основы
Офисные процедуры должны сообщать, как взаимодействовать с клиентами. Соответствующие темы включают в себя стандартные приветствия клиентов (например, лично и по телефону), недовольство клиентов или недовольство клиентов, конфиденциальность клиентов (например, правила HIPAA), а также назначение и уведомление о назначении. Сильные навыки обслуживания клиентов требуются для большинства сотрудников медицинского офиса. Таким образом, процедуры должны отличать «хорошее» от «неадекватного» обслуживания клиентов. Необходимы стандартные процедуры в случае чрезвычайной ситуации или стихийного бедствия, такого как пожар или наводнение. Создайте отдельное руководство для сотрудников, чтобы обсудить правила, касающиеся дресс-кода, посещаемости, сексуальных домогательств, заработной платы, отпуска и льгот.
документация
Успешный медицинский офис эффективно управляет своими записями пациентов. Процедуры резервного копирования должны быть обязательными для безбумажных офисов (например, с информацией о пациенте, хранящейся онлайн или в компьютерной программе). Руководство фронт-офиса должно объяснить, как создавать, обновлять и хранить клиентские записи. Пособие также должно включать процедуры о том, как сделать записи неактивными, например, когда пациенты перемещаются. Еще один важный аспект касается календарей врачей. Например, планируя двух пациентов каждый час, у врача может быть 20-30 минут свободного времени. Процедуры должны объяснить, как планировать соответствующее количество пациентов на почасовой и ежедневной основе. Процедуры также могут отображать стандартный способ назначения экзаменационных залов.
Billing
Процедуры фронтального медицинского кабинета должны подробно описать, как взимать плату с пациентов. Если пациент использует страховку, процедуры должны объяснить, какая информация необходима для проверки страховки и для получения доплаты, если это необходимо. Процедуры должны объяснить, следует ли получать оплату до или после посещения, когда пациент платит из своего кармана. Также опишите необходимые шаги для своевременного возмещения страховых возмещений. Например, объясните, кто будет кодировать или идентифицировать медицинские процедуры для записей пациентов, а также для выставления счетов. В процедурах должно быть указано, как обрабатывать просроченные счета, например, те, которые остаются непогашенными в течение 6 месяцев или 1 года.
