Когда контракт заканчивается, сумма денег, заложенная в бюджет контракта, должна соответствовать сумме, выплаченной. На практике могут быть ошибки, бонусы, которые не были заработаны, удержанные сборы и другие места в контрактном бюджете, где книги не сбалансированы. Согласование контракта - это процесс объяснения и решения любых финансовых проблем: обязанности заключаются в обнаружении ошибок, поиске причины, расчете размера и выяснении того, как их исправить.
Оформление документации
По словам министра обороны, первая задача при согласовании контракта заключается в том, чтобы просмотреть документы. В обязанности сотрудников, работающих над выверкой, входит сравнение основного контракта, а также любых заказов на внесение изменений с учетными записями, платежными ваучерами, системами официального учета и любыми транзакциями, которые уже были обработаны. Федеральное правительство разработало компьютерные системы согласования, которые позволяют сотрудникам согласовывать документы, представленные в электронном виде в различных департаментах.
Документация
Может оказаться, что отсутствуют документы, из-за которых невозможно правильно согласовать договор. В этом случае задача персонала состоит в том, чтобы провести исчерпывающий поиск документов, электронных и печатных копий, найти документацию. Если какой-либо материал не может быть найден, то персонал должен сделать все возможное, используя имеющуюся у него информацию.
Расхождения
Следующая обязанность персонала состоит в том, чтобы найти причины расхождений. Возможные причины включают мошенничество, ошибки в бухгалтерском учете, снижение стоимости поставок или подрядчика, который еще не вернул переплату.
Регулировка Книги
Как только обнаружены ошибки, последняя обязанность работы по согласованию контрактов состоит в обновлении счетов - их корректировке при возврате переплаты, либо устранении ошибок или окончательной отправке ваучеров на просрочку платежа.
