Ежемесячные отчеты ценны как запись событий и результатов в отделе, а также как вклад в бизнес в целом. В образовании они также предоставляют полезную информацию от различных отделов относительно прогресса и результатов. Они представляют собой записи, которые можно объединить в большие документы, чтобы обеспечить общее представление о бизнесе или колледже.
Напишите введение о предмете, указав, почему вы запрашиваете представление ежемесячных отчетов. Укажите веские причины, по которым они необходимы, и вклад, который они собираются внести в бизнес, колледж или университет в целом.
Опишите преимущества для получателей, так как большинство людей будут думать об этом как о дополнительной работе. Ежемесячный отчет может быть возможностью похвалить и показать, где все прошло хорошо. Это также может быть шанс упомянуть области, в которых требуется поддержка или что-то требует продолжения. Это также может быть отчет о ходе выполнения конкретного проекта. Подчеркните важность отчетов для планирования и сосредоточения ума человека на усилиях его или его отдела.
Укажите даты и сроки для года, когда будут требоваться ежемесячные отчеты. Подчеркните, почему они должны приходить вовремя, поскольку они, как правило, являются вкладом в более крупный отчет, и это может быть отложено, если ежемесячные отчеты задерживаются.
Если возможно, укажите шаблон, содержащий основные пункты, которые вы хотите охватить в ежемесячном отчете. Это облегчает для респондентов заполнение и экономит время каждый месяц. Они могут изменить шаблон при необходимости. В качестве альтернативы, дайте указания в вашем письме, чтобы помочь авторам отчетов. Различные отделы будут предоставлять разную информацию - например, некоторые финансовые и некоторые продажи - поэтому могут потребоваться разные шаблоны. Попросите автора отчета перечислить категории на отдельных листах.
Разделите каждый раздел письма на параграфы. Укажите причины, по которым ежемесячный отчет требуется в первом абзаце. Опишите преимущества для получателей во втором. Укажите даты и сроки в третьем абзаце или предоставьте отдельный список с датами. Упомяните шаблон или руководящие принципы в четвертом абзаце. Включить примечание благодарности в последнем абзаце за помощь получателя. Будьте лаконичны и приятны.
подсказки
-
Написание делового письма требует определенных формальностей. Если вы начнете письмо с чьего-то имени, оно должно заканчиваться «Искренне ваш». Если вы начнете с «Уважаемый сэр или мадам», это должно закончиться «С уважением». Ниже приветствия должна быть справочная или предметная строка, в данном случае «Ежемесячные отчеты».
Предупреждение
Напишите письмо как запрос, но будьте уверены, что отчеты будут нужны каждый месяц.
