Ваша компания расширилась, и теперь у вас есть клиенты и деловые партнеры по всему миру. Прежде чем вы начнете рассылать международные деловые письма, узнайте больше об этикете, связанном с их написанием. При правильном написании ваши деловые письма будут легко читаться и не будут непреднамеренно обижать деловых партнеров из других стран.
Правильный формат письма
Несмотря на то, что у вас есть некоторые варианты формата вашего письма, блочный формат чаще всего используется для деловых писем, согласно Purdue Writing Lab. В блочном формате все строки делового письма выровнены по левому краю с пустой пробелом между каждым абзацем.
Элементы делового письма
Используйте профессиональную структуру для вашего международного делового письма. Введите свой адрес в верхней части страницы, а затем дату. Ниже введите полный адрес сотрудника, которому вы отправляете письмо. Избегайте использования «дорогой» в качестве своего приветствия и введите полное имя партнера вместо этого. Для основной части письма три отдельных абзаца обеспечивают лучшую читаемость. Завершите письмо профессиональным заключением, таким как «искренне» или «спасибо», за которым следует ваше полное имя.
Разговорные выражения и сленг
Избегайте разговорной речи и сленга в вашем письме. Хотя кто-то в вашем регионе может понять ваш выбор слов и фраз, это не относится к получателю международного делового письма. Даже если вы отправляете свое письмо в англоязычную страну, получатель может не знать таких фраз, как «никому не по делам» или «шерсть собаки». Чтобы получатель понял ваше письмо и не был случайно обижен, прочитайте и удалите все жаргонные термины.
Выбор языка
Есть шанс, что вам, возможно, придется написать письмо на другом языке. Если вы не владеете языком своего получателя, обратитесь за помощью к тому, кто это делает. Пусть она прочитает ваше письмо и исправит все ошибки. Вы не только хотите звучать профессионально в своем письме, но и не хотите обидеть получателя, случайно используя оскорбительное слово.
Держите это профессионально
Хотя допустимо зарезервировать одну строку вашего первого абзаца для любезностей, например, спрашивать о семье получателя, лучше всего держать остальную часть письма на профессиональном уровне. Получите право на точку письма и избегайте слишком личного.
Международный Бизнес Линго
При написании письма пользуйтесь международным деловым языком, чтобы получатель понимал все, что вы предлагаете. Такие слова, как «экспорт», «субсидия», «полицентрическое кадровое обеспечение» и «экспозиция перевода» - все это понимается на международном уровне. Обратитесь к международному бизнес-глоссарию, такому как «Глобальный краевой глоссарий международных бизнес-терминов» или «Глоссарий терминов по международному бизнесу» Wall Street Journal (см. Раздел «Ресурсы»).
