Разработка бюджета отдела требует глубокого понимания процесса и рассматриваемого отдела. Рассмотрим бюджет департамента в качестве плана расходов на предстоящий финансовый год. При подготовке предварительной документации учитывайте переменные, связанные с доходами и расходами, с учетом амортизации, если прогнозируемые показатели доходов не будут реализованы. Надежный, работоспособный бюджет настолько же хорош, как и числа, введенные архитекторами конечного продукта.
Установите разумные цели на предстоящий финансовый год. Предварительные цифры должны включать ожидания относительно ближайшего будущего департамента. Хотя эти первоначальные вычисления имеют тенденцию граничить с оптимистической стороной, постарайтесь оставаться реалистичными с прогнозом чисел. Помните, что бюджеты находятся в стадии разработки, которые требуют доработки в течение года, поэтому в долгосрочной перспективе лучше представить разумные ожидания.
Ищите вход. Проконсультируйтесь с другими сотрудниками департамента, особенно теми, кто наиболее знаком с повседневной работой офиса, прежде чем брать на себя какие-либо постоянные цифры. Сделать сотрудников важным фактором прогресса бюджетирования. В конце концов, они находятся на переднем крае любой бизнес-среды и, как правило, обладают исключительным пониманием того, что работает, а что нет.
Проанализируйте приток. Реалистичные ожидания доходов требуют анализа предыдущих бюджетов. Перед вводом предварительных чисел сравните данные за месяц, квартал и квартал и данные за предыдущий год. Если с прошлогодними цифрами возникло исключительное обстоятельство, вернитесь на два года назад. Ищите тенденции, которые влияют на доходы. Рассмотрим расходы на отдых, если бизнес носит розничный характер. Посмотрите на первый квартал предыдущего года, если фирма обрабатывает налоговые декларации. Безотносительно области деятельности бизнеса, рассмотрите факторы, специфичные для предприятия, которые накачивают или разрушают входящий денежный поток. Сбор этой информации значительно упрощает бюджетирование денежных потоков.
Проанализируйте отток. Неожиданные расходы могут подорвать любой бюджет. Чтобы удержать нарушителей бюджета как минимум, внимательно посмотрите на предыдущие бюджеты, чтобы определить тенденции. Рассмотрим персонал. Кто-нибудь выходит на пенсию? Возможны ли увольнения? Если найм является прогнозируемым, как насчет обучения и других расходов, связанных с новым сотрудником? При расчете расходов учитывайте возраст оборудования. Спросите, нужно ли обновлять компьютеры, принтеры или копировальные аппараты в предстоящий бюджетный период. Если это так, получите точные расчеты стоимости замены, прежде чем отправлять конечный продукт на рассмотрение. Если складские запасы являются частью бюджета департамента, учитывайте не только стоимость запаса, но и стоимость квадратного фута для его размещения, а также персонал и оборудование, необходимые для управления продуктом. Короче говоря, проанализируйте каждую деталь, чтобы сделать конечный продукт таким, который будет работать весь год.
Подготовьте бюджет. В качестве последнего шага при подготовке окончательного бюджета проконсультируйтесь с руководителями других отделов. Их вклад может иметь последствия для бюджета вашего отдела. Заглядывание в будущее является основной задачей любого бюджета. Подготовка бюджета отдела становится простой задачей, если заранее подготовить основу, необходимую для его завершения. Также имейте в виду, что бюджет является податливым документом, который соответствует целям компании и легко корректируется в случае необходимости.
