Ни один бизнес не слишком мал для системы управления запасами. Несмотря на это, такие опции, как интегрированная электронная система, не являются ни необходимыми, ни экономически эффективными. С другой стороны, найти баланс между наличием слишком большого и слишком малого количества инвентаря может быть сложно с ручной системой. Если это описывает ваш бизнес, использование электронной таблицы Excel для отслеживания запасов может быть экономически эффективной альтернативой. Несмотря на то, что Excel не может автоматизировать все, формулы и правила условного форматирования могут помочь вам рассчитать наличные запасы и помочь с точным и своевременным заказом запасов.
Создать базовую таблицу инвентаризации
Создайте электронную таблицу с нуля или загрузите бесплатный шаблон для отслеживания запасов с веб-сайта Microsoft Office по адресу office.microsoft.com. Для простой системы таблица из 11 столбцов будет работать для задач инвентаризации. Создайте метки столбцов для идентификатора запаса, названия продукта, описания, цены за единицу товара, количества на складе, проданных товаров, текущего количества, уровня повторного заказа и метки столбца для идентификации снятых с производства товаров. Вам нужно будет заполнить электронную таблицу текущей информацией, так что это также подходящее время для проведения инвентаризации.
Как это устроено
Введите текущие данные инвентаризации во всех, кроме проданных товаров, текущего количества и снятых с производства столбцов. Столбец снятых с производства элементов служит альтернативой удалению информации из электронной таблицы, поскольку элементы становятся недоступными. Когда вы обновляете электронную таблицу, вводя данные о проданных товарах, формула вычислит количество, имеющееся на данный момент. Если текущие количественные уровни равны или меньше уровня повторного заказа, цвет фона в столбце текущего количества предупредит вас о необходимости изменить порядок, изменив цвет.
Создать формулу текущего количества
Введите количество на складе минус формула проданных товаров в столбце текущего количества. Чтобы создать его, щелкните в первой ячейке под меткой столбца текущего количества и введите знак равенства. Затем щелкните первую ячейку под количеством на бирке количества, введите знак минуса, щелкните первую ячейку под ярлыком проданных товаров и нажмите «Ввод». Например, формула может выглядеть как «= E3-F3». Чтобы расширить формулу, щелкните ячейку, поместите указатель мыши на правый нижний угол ячейки, чтобы указатель напоминал крест. Удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее в нижнюю часть таблицы.
Введите правило переупорядочения
Измените цвет фона текущей ячейки количества на красный, чтобы предупредить вас, когда пришло время изменить порядок. Для этого щелкните первую ячейку под меткой столбца текущего количества, выберите «условное форматирование» на ленте Excel, выберите «выделить параметры ячейки» и выберите «между». В открывшемся диалоговом окне введите число 5 в В первом текстовом поле введите ноль во втором текстовом поле и выберите «светло-красная заливка» из выпадающего списка. Расширьте правило, перетаскивая все ячейки в столбце, как вы делали с формулой.
