Успешные администраторы могут изящно управлять множеством задач, в то же время давая положительное первое впечатление о своих компаниях гостям, посетителям и потенциальным сотрудникам. Работаете ли вы в небольшой фирме по оказанию профессиональных услуг или в крупной многонациональной корпорации, надлежащие организационные навыки могут стать ключом к поддержанию эффективной стойки регистрации. Лучшие идеи организации приемной упрощают рутинные задачи и делают гостеприимство более эффективным.
Краткое руководство
Создайте краткие справочные руководства для обычной информации, такой как часто вызываемые номера, офисные номера и списки добавочных номеров. Ламинируйте эти направляющие, чтобы с ними легко было обращаться и быстро обращаться к ним. Поместите эти направляющие в организованный файл, когда они не используются активно. Рассмотрите возможность получения дополнительных копий этих руководств для предоставления по запросу. Эти руководства сделают вас более эффективными и помогут ускорить выполнение рутинных задач, таких как перевод звонков.
Ключевые назначения
Составьте список ожидаемых посетителей на день по времени встречи. Укажите имя и фамилию человека, которого вы должны сообщить по прибытии. Этот список позволит вам настроить ваши приветствия для посетителей. Например, когда приезжает гость, вы можете сказать: «Добро пожаловать, мистер Смит. Мисс Эппс взволнована вашей встречей». Этот тип приветствия позволяет гостю чувствовать себя более желанным и может помочь улучшить результаты его встречи. Этот индивидуальный прием особенно полезен для собеседований с сотрудниками. Если потенциальный сотрудник будет чувствовать себя желанным, он будет более непринужден к собеседованию и будет иметь более благоприятный взгляд на работу в компании.
Перерыв графика вращения
Убедитесь, что у вас есть надлежащая резервная копия для выполнения ваших обязанностей, когда вы в перерывах или в больничные дни. Составьте «шпаргалки», в которых изложены основные обязанности и функции, которые могут быть переданы любому, кто заменит вас. Подумайте о создании официального графика, в котором чередуются обязанности по охвату между различными отделами вашей компании. Эта система ротации даст вам больше контактов со многими частями бизнеса, что позволит вам легче задавать вопросы в будущем.
Компания Записки
Создайте записки компании, которые освещают положительные новости и деятельность компании. Создавайте эти книги, когда у вас есть время простоя, и размещайте их в зоне ожидания посетителей для просмотра. Эти книги предоставят посетителям конструктивный способ скоротать время, пока они ждут встречи, и помогут им в то же время лучше познакомиться с вашей компанией. Занимая своих гостей, вы сможете сосредоточиться на других заданиях и телефонных звонках, что повышает эффективность вашей организации.
Угощение
Держите прохладительные напитки на стойке регистрации. Установите небольшой холодильник для хранения холодных напитков под столом или в зоне ожидания. Держите кофеварку на одну чашку вместе со стандартными кофейными продуктами, такими как сахар и сливки. Поставьте поднос с выпечкой на стойку регистрации или миску карамели. Закрыв эти закуски, вы сможете обеспечить теплый прием гостю вашей компании без необходимости покидать приемную.
