Цифровой мир сделал общение, пожалуй, самым важным набором навыков как для частных лиц, так и для корпораций. Когда коммуникация разваливается внутри компании, это часто является предиктором того, когда другая динамика на рабочем месте будет следовать этой нисходящей спирали. Чтобы овладеть коммуникацией, нужно понимать фундаментальные различия между формальными и неформальными коммуникациями, и когда каждый лучше всего применяется. Когда общение является подвижным и открытым, это часто приводит к повышению эффективности, улучшению отношений и повышению морального духа.
Что такое корпоративное общение?
Прежде чем разбираться в тонкостях формальных и неформальных методов общения, полезно иметь основную суть того, что включает в себя корпоративное общение.
Корпоративное общение может быть как внутренним, так и внешним. Иногда речь может идти об обучении сотрудников имиджу бренда и о том, как сохранить и спроектировать бренд всеми своими усилиями. Коммуникации используются для построения отношений с заинтересованными сторонами. Именно благодаря обмену сообщениями ущерб контролируется или усугубляется, когда дела идут вбок. Коммуникации определяют маркетинг, связи с общественностью и внешнюю узнаваемость бренда. Именно в обмене сообщениями и коммуникациях корпорации создают структуры для того, куда они направляются и какие проекты идут по трубам.
Короче говоря, корпоративные коммуникации стоят за каждым аспектом современного бизнеса. Превосходство в общении - это ключевой способ, с помощью которого как сотрудники, так и руководство могут сделать карьеру на более высоком уровне.
Что такое формальные и неформальные методы общения?
Любой способ сделать что-то известным - это способ общения, и разнообразие велико. Некоторые включают в себя:
- Разговариваем по кулеру с водой.
- Отправка электронной почты всей компании или от человека к человеку.
- Размещение на корпоративных форумах.
- Поделиться в корпоративной рассылке.
- Закрепление брошюры на доске объявлений.
- Обмен сообщениями в одноранговых чатах.
- Групповые или командные разговоры в группе Slack или на доске Basecamp.
- Обращение к корпоративному круглому столу.
- Выступление на корпоративном пикнике.
- Любая форма текстовых сообщений, социальных сетей и даже видео.
- Выпуск отчета заинтересованных сторон.
Ни один из этих методов неэффективен для общения. Они все получают слово. Вопрос в том, являются ли они подходящим методом для этого сообщения? Что еще более важно, они неуместны?
В некоторых регионах отправка сообщений в нерабочее время может противоречить закону или нарушать условия контракта с работником. Подружка на Facebook может быть неприемлемой для руководителя или менеджера, так как это может привести к необузданной неформальности в нерабочее время. От региона к региону и от компании к компании, сегодняшний комплекс коммуникаций представляет множество дилемм и соображений, которые должны быть признаны и понятны как менеджерам, так и сотрудникам.
Примеры неформальных методов коммуникации
Неформальное общение - это любой метод общения, который не следует корпоративной цепочке команд или придерживается устоявшихся лучших практик внутри компании. Это может включать в себя сплетни, слухи, случайную болтовню, подшучивание и многое другое. Это происходит в электронных письмах, в текстовых сообщениях, в приложениях группового обмена сообщениями, в рукописных заметках, в почтовых сообщениях, в отчетах, в телефонных звонках и даже в командных блогах. Часто он считается равноправным, то есть редко встречается с людьми с разным уровнем власти.
В общем, это может быть стремительным, незапланированным, случайным и непроверенным. Обычно его не принимают за последнее слово, и часто ожидается, что он не будет записан.
Возможно, один из сотрудников случайно говорит: «Я видел отчеты о продажах, и я думаю, что это плохо для нашей работы». Это неформальное общение, которое никоим образом не отражает суть компании. Продажи могут быть снижены по ряду причин, от крупного клиента, объявившего о банкротстве, до развития продукта, стремящегося к новому запуску, который может сделать старый продукт устаревшим. Любой такой легкомысленный комментарий, как Евангелие, может быть опасным для морального духа команды. Важно, чтобы сотрудники понимали случайные наблюдения, поскольку «неформальное общение» с одним человеком может нанести вред команде.
Скажем, другой сотрудник разослал текст по всей компании, приглашая всех в нерабочее время выпить у водопоя Ванды, где напитки «счастливого часа» самые дешевые. Это могло произойти в корпоративном аккаунте, и в нем могут участвовать сотрудники, но это неформальный и несанкционированный офис. И это отличные тимбилдеры, и их следует поощрять, но у компании должны быть правила организации таких мероприятий, например, не через учетные записи электронной почты компании.
Неформальное общение также может быть любым видом стрельбы на ветру. Это сотрудники говорят о своих выходных или распространяют новости о том, что у Джойс был ее ребенок. Футбольные пулы, беседы о погоде, разговоры о парковке или громкие размышления о новинках нового квартала - все это неформально.
Когда общение на рабочем месте носит неформальный характер, часто нет необходимости поддерживать конфиденциальность или ожидать конфиденциальности.
Примеры формальных методов общения
При общении формально на рабочем месте, как правило, существует направленное рассмотрение. Это сверху вниз, снизу вверх, боковой или горизонтальный. Он включает в себя отделы и сложившуюся практику. Официальное общение обычно задумывается заранее - это сообщение, которое было продумано и спланировано, а затем распространено среди конкретных сотрудников, конкретных отделов или даже компании или ее заинтересованных сторон в целом.
Это также может произойти в электронной почте или в телефонных разговорах. Но наиболее важным критерием для формального общения является то, что он считается "по надлежащим каналам" общения.
Примером может служить ситуация, когда руководство компании выпускает электронное письмо с официально написанным приложением, объясняющим, почему сверхурочные не могут быть оплачены и не будут компенсированы за определенный срок. Такое письмо будет связано с управлением, бухгалтерией и, возможно, даже с юридическим отделом, чтобы защитить компанию от любого, кто неправильно понял письмо и попытался выставить счет за неутвержденные сверхурочные. Скорее всего, это будет связано с «квитанцией о прочтении» по электронной почте в качестве доказательства того, что каждый получатель открыл и прочитал указанное коммюнике.
Отчет по акциям для заинтересованных сторон является официальным сообщением. Отзыв сотрудника с менеджером может считаться официальным сообщением, если имеется письменный отчет. Видео, созданное руководством для объяснения проекта и доступное через корпоративное облако, является формальным, а видеочат - неофициальным. Корпоративное сообщение в блоге - это формальный способ распространять новости о новых продуктах или услугах не только для команды компании, но и для существующих и потенциальных клиентов. Когда появляются плохие новости о проекте, а отдел по связям с общественностью тушит пожары, это внешняя формальная коммуникация.
Все эти способы общения имеют много общего - ни один из них не является спонтанным. Все они могут включать хорошую грамматику, лаконичный язык, отраслевой жаргон, корпоративные термины и, возможно, даже фирменный брендинг.
Зачем вам нужны формальные и неформальные методы общения
Коммуникация влияет на многое из того, что происходит в нашей жизни. Это подавляет страхи; это вдохновляет и воспитывает. Он строит отношения и может разлучить их.
Компании, которые не имеют хороших коммуникаций, часто сталкиваются с широким спектром проблем. Это может привести сотрудников в замешательство относительно того, какие действия предпринять или как себя вести. Столкновения могут происходить между отделами. Ошибки случаются. Характеры могут вспыхнуть. Результатами могут быть все от неэффективности до юридических проблем.
При хорошем общении - как неформальном, так и формальном - корпоративная культура имеет тенденцию быть сильнее, здоровее и продуктивнее. Когда сотрудники чувствуют, что у них есть инструменты для общения как друг с другом, так и с руководством, они часто лучше понимают свои роли и цели.
Когда у руководства есть широкий спектр возможностей для общения с сотрудниками, это создает лучшие отношения, внушает большую лояльность и может привести к повышению производительности в целом.
Если общение происходит только неофициально или формально, это создает конфликты.
Примеры смешанного или неуправляемого общения
Возможно, руководство никогда не смешивается со своей командой. Возможно, Питер, глава отдела продаж, не подозревает, что в последнее время Джон постоянно болел, благодаря храброму лицу Джона. В результате Питер не понимает, что команда испытывает стресс, потому что Джон так сильно борется. Когда Джон сообщает Питеру, что ему поставили диагноз рак, это шок, потому что Питер никогда не ценил беседы вокруг кулера с водой и избегает неформальных электронных писем. Поскольку Питер был настолько далеким на неофициальном уровне, его отдел продаж ему не доверяет, и у них есть опасения по поводу того, что диагноз рака у Джона означает безопасность работы Джона и их предстоящие нагрузки.
Хорошие менеджеры понимают, что неформальное общение делает отношения более прочными, не только в их конце, но и как морально-строительный блок для всей компании, от регистратора до дебиторской задолженности.
Однако, с другой стороны, если общение носит неформальный характер, оно оставляет сотрудников в замешательстве и разочаровании. Если каждая политика компании только когда-либо выпускается через спонтанные, реакционные электронные письма, и никогда не издается формально как продуманное послание, может возникнуть ощущение, что цель постоянно движется. Это действительно политика или просто другое настроение, в котором находится руководство?
Возможно, в мае руководитель отдела разработки продуктов напустит на компанию небрежно написанное электронное письмо, в котором будет сказано: «Команда усердно работает над новым интерфейсом, который облегчит использование нашего бухгалтерского программного обеспечения для клиентов. Не уверен в названии или дате релиза, но он определенно в работе ».
Затем, в июле, приходит электронное письмо: «Мы вернулись к чертежной доске по интерфейсам. Целью является повышение функциональности, что приводит к уменьшению количества обращений в службу поддержки клиентов ».
Тем не менее, не было никакого официального коммюнике, касающегося перепроектирования интерфейса. Что сотрудники должны сказать или сделать о проблемах интерфейса, если клиенты спрашивают? В этом случае крайне важно, чтобы компания собрала его и выпустила официальное сообщение, в котором точно указывается, над чем работает команда разработчиков, потому что это важная информация для каждого уровня компании, от бюджетирования до маркетинга, и тогда отделы могут разработать план действий на предстоящих интерфейсах.
Как научить сотрудников формальным и неформальным методам общения
Когда дело доходит до общения, на карту поставлено больше, чем когда-либо. Политики имеют решающее значение в корпоративной среде, и при их изложении это формально. Требуются письменные руководящие указания с разъяснениями по мере необходимости. Возможно, разъяснение может произойти через обращение к персоналу на собрании или через канал Slack для обсуждения, но важно, чтобы не было двусмысленности.
Пригласите сотрудников принять участие и задать вопросы, если они ни в чем не уверены. Дайте им знать, что можно отправить электронное письмо или другое письменное сообщение, если они хотят, чтобы в ответах был бумажный след. Такой бумажный след тоже защищает компанию.
Политики должны указывать, где фирма стоит на сплетнях - что это может быть вредно и непродуктивно, что все сотрудники заслуживают уважения и конфиденциальности по вопросам как на рабочем месте, так и за его пределами. Политики также должны уточнить, что, хотя люди могут свободно использовать социальные сети в качестве частных лиц, они не должны делиться рабочим продуктом или обсуждать вопросы компании в социальных сетях.
Рекомендации также могут уточнить, можно ли использовать электронную почту неформально во время работы или такие коммюнике следует ограничивать приложениями для обмена сообщениями и тому подобным. Они должны указать, существуют ли правила для отправки текстовых сообщений или отправки сообщений по электронной почте в нерабочее время, и должны ли сотрудники контролировать их за пределами площадки.
Здесь также следует повторить политику, касающуюся флирта и домогательств, поскольку это всегда неформальные сообщения, которые часто нарушают правила компании.
В конечном счете, письменный справочник по общению внутри компании является лучшим способом формирования культуры корпоративного общения. Помните, что неформальное общение является ценной составляющей морального духа на любом рабочем месте, и ей нужно время от времени процветать. Конечно, он может выйти из-под контроля, если он не прекращается, поэтому у компании должны быть указания относительно того, когда это уместно и что уместно обсудить в неформальной обстановке. Сексуальных завоеваний нет, но прекрасные выходные в домике, это нормально.
В конце концов, создавая позитивную, открытую для общения рабочую среду, вы обнаружите, что ваша компания находится в менее напряженной и более продуктивной среде с сотрудниками, которые чувствуют себя более лояльными и ценными на рабочем месте.
