При проведении тихого аукциона организация является ключевой. Начните планировать по крайней мере пару месяцев - предпочтительно три месяца - заблаговременно, чтобы собирать пожертвования и эффективно рекламировать мероприятие. Хранение пожертвований и всей сопроводительной документации в порядке их сбора упрощает настройку тихого аукциона.
Планировать заранее
Для успешного молчаливого аукциона нужны две вещи: множество ** предметов аукциона в разных ценовых категориях и список гостей, полный людей, готовых расстаться со своими деньгами **. Чтобы найти нужные предметы, привлекайте свой комитет к сбору пожертвований. Многие предприятия, такие как спа-салоны, ювелирные магазины и магазины спортивных товаров, жертвуют товары или услуги в обмен на письмо о пожертвовании, и частные лица часто соглашаются предлагать такие вещи, как неделя в доме отдыха или день на озере на яхте. Попросите членов комитета пригласить в свои сети как можно больше людей. ** Использование этой личной связи повышает вероятность того, что люди будут присутствовать и делать ставки щедро **. Подготовьте маркетинговый план для продвижения мероприятия в обществе, а также через социальные сети, газеты и местные профессиональные группы. Убедитесь, что они знают важность дела вашей организации, чтобы гости приходили с готовностью открыть свои сердца и кошельки.
Настройка аукциона
Перед началом аукциона подготовьте понятные листы заявок по каждому предмету. Перечислите описание товара, оценочную стоимость и донора вверху каждого листа. Используйте оставшуюся часть листа для строк, которые должны заполнить гости, в том числе их имена и ставки. Если у вас есть минимальная ставка - обычно 50 процентов от оценочной стоимости - или минимальные уровни повышения - сумма, которую гости должны увеличивать ставки каждый раз, - включите ее в лист. Разместите столы достаточно далеко друг от друга, чтобы гости могли легко ходить между ними; 6 футов между столами обычно достаточно. Расположите предметы привлекательным образом, отображая их так, чтобы их было удобно просматривать сверху. Некоторые планировщики предпочитают иметь один стол для самых дорогих товаров. Маленькие предметы, такие как выбор геля для ванны, вряд ли будут получать высокие ставки, поэтому группируйте их вместе, когда это возможно, чтобы создать предмет большего размера. Например, вы можете сгруппировать гель для ванны с подарочной картой спа-салона, удобной одеждой и пушистыми тапочками для побаловать себя корзиной.
Повышение волнения
В рамках вашего маркетингового процесса ** демонстрируйте фотографии и описания наиболее интересных товаров, чтобы побудить участников принять участие **. Они могут включать в себя туристические пакеты, труднодоступные билеты на спорт или ограниченное количество художественных работ. Во время мероприятия планируйте ** поэтапное закрытие аукционов **, начиная с наименее дорогих товаров. Пусть добровольцы предупреждают о приближении сроков, чтобы участники торгов могли торопиться получить свои выигрышные заявки. Закрытие аукционов в группах оставляет самые дорогие предметы в качестве последних доступных предметов. Участников торгов не отвлекают другие предметы, на которые они могут претендовать, что позволяет им сосредоточить свои усилия на предметах, которые приносят вашей организации больше всего денег.
Закрытие
Упрощение для людей проверки поможет вам закончить ночь на хорошей ноте, надеясь получить больше доброй воли для вашей организации. ** Есть несколько пунктов отъезда **, все они оборудованы для приема наличных, чеков и кредитных карт. Передача листов предложений на контрольные пункты для их сортировки гарантирует, что они будут доступны немедленно в случае, если участник должен уйти раньше. Сортируйте листы заявок по победителям в алфавитном порядке перед началом ночной проверки или звоните участникам по имени, чтобы проверить их без строки. Отправка благодарственных записок донорам и гостям сразу после мероприятия. Дважды проверьте буквы, чтобы убедиться, что вы благодарите их за правильные предметы, подаренные или купленные Если применимо, включите также письма о налоговых пожертвованиях.
