Каждая компания, независимо от отрасли, имеет административные обязанности, которые необходимо выполнять для обеспечения эффективной работы компании. Эти обязанности часто выполняются секретарем, администратором, административным помощником, исполнительным помощником или офис-менеджером. В небольших компаниях, где такие роли могут отсутствовать, сотрудники должны работать вместе, чтобы гарантировать выполнение административных обязанностей.
Хранение информации
Своевременная подача важных документов в соответствующие места является административной обязанностью, которая включает размещение папок в картотечных шкафах или документов в онлайн-программах управления документами. Точные системы регистрации обеспечивают сотрудникам доступ к финансовым записям, записям клиентов и исследованиям.
Поиск информации
Изучение информации для клиентов, менеджеров и коллег в режиме онлайн, в офисных системах регистрации или в книгах является важной административной обязанностью, которая помогает предприятиям получать информацию, необходимую для начала и завершения проектов. Эта информация часто собирается, обобщается, распространяется среди необходимых лиц и представляется в отчете или электронной таблице.
Отвечая телефоны
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем рекламного агентства или прачечной самообслуживания, клиенты будут звонить вам с вопросами о продуктах и услугах, часах работы, запросах информации или с вопросами о ценах. Ответ на эти звонки и удовлетворение потребностей клиентов является административной обязанностью, которая может повлиять на успех или неудачу корпорации. Неэффективное общение с потенциальными клиентами может оставить плохое впечатление об организации. Важно, чтобы человек, выполняющий эту административную обязанность, был представительным, вежливым и знающим о компании.
Приветствие Посетителей
Когда посетитель входит в офис, у двери обычно сидит администратор или секретарь, чтобы сказать «привет», поприветствовать посетителя на рабочем месте, помочь с вопросами и направить его в соответствующее лицо, офис или подразделение. Независимо от того, кто доставляет посылку, или клиент приходит на запланированную встречу, приветствие посетителей является важной административной обязанностью.
Покупка оборудования и материалов
Хранение комнат снабжения и шкафов с бумагой, ручками и другими канцелярскими товарами является административной обязанностью. Задачи, назначенные на эти должности, включают получение заказов от других сотрудников, отслеживание заказов, рассредоточение товаров по прибытии и обработку счетов, как правило, в сотрудничестве с финансовой группой.
Создавайте письменные сообщения и управляйте ими
Помимо составления электронных писем и деловых писем для создания отчетов, электронных таблиц и баз данных, административные обязанности также включают создание и управление распространением этих письменных сообщений. Независимо от того, предназначены ли эти сообщения для коллег или клиентов, задачи выполняются с использованием программ обработки текстов и электронных таблиц для создания профессиональных, сжатых документов.
Подготовка к встрече
Создание конференц-залов и залов заседаний, организация питания, заказ и установка аудиовизуального оборудования и подготовка повесток дня относятся к категории административных обязанностей. Эти ключевые обязанности важны, когда компании проводят конференции или встречи с клиентами в офисе или за его пределами.
