Написание официального письма совету директоров - будь то школьный совет или международная корпорация - на первый взгляд может показаться сложной задачей. Однако разбиение его на небольшие управляемые этапы значительно упрощает процесс, чем вы могли первоначально ожидать. Формальное письмо в совет следует всем правилам делового письма. Важно, чтобы ваше письмо было коротким и конкретным. Формальное письмо не должно быть длиннее страницы, поэтому, если ваше письмо превышает его, продолжайте редактирование, пока не сведете его к основным фактам.
Запишите список того, что вы собираетесь включить в свое письмо на доске. Если, например, вы обращаетесь к доске с просьбой заплатить деньги за групповую поездку, укажите, какие учащиеся будут участвовать и где и когда это произойдет.
Формат официального письма следующий: адрес возврата, дата, внутренний адрес, приветствие, тело письма и закрытие. Поля в один дюйм должны быть оставлены на всех четырех сторонах страницы.
Используйте формат блока и начните весь текст в левой части страницы. Вместо отступа оставьте одну пустую строку между каждой частью письма на доске.
Напишите на бланке, если это возможно. Однако, если у вас нет бланка, введите свой адрес в верхнем левом углу. Введите пустую строку и введите дату.
Введите внутренний адрес доски, тот же адрес, который указан на конверте, так как это отделяет деловые письма от дружественных. Без внутреннего адреса люди могут быть смущены тем, для кого предназначено это письмо.
Введите приветствие. В этом случае это будет «Уважаемый председатель Джонс и члены World Craft Board». Другая возможность - «Уважаемые члены World Craft Board»
Получить прямо в точку. Не беспокойтесь о том, чтобы желать людям приятного дня или интересоваться их здоровьем. «Я пишу доске» означает, что вы имеете в виду бизнес.
Сохраняйте официальный деловой тон в своем письме на доску. Держитесь подальше от личных проблем и придерживайтесь фактов.
Делайте абзацы и предложения короткими и не забывайте начинать новый абзац, когда вы меняете идеи в своем письме на доске. Избегайте многословных предложений и не используйте большое слово, когда маленькое подойдет.
Закройте ваше письмо на доске с «Искренне» и обратите внимание, что за ним следует запятая. Еще одно приемлемое официальное заключение - «Искренне ваш».
Оставьте три или четыре строки для своей подписи, затем введите свое имя. Если вы копируете письмо кому-либо еще, добавьте «Cc» и перечислите их имена.
Оставьте ваше письмо на доске на 24 часа и исправьте ошибки грамматики или опечатки. Прочитайте ваше письмо вслух и оцените его по формальному тону и содержанию. Отредактируйте соответственно.
