При написании отчета, который будет представлен на собрании, вы должны следовать некоторым основным принципам, большинство из которых вы, вероятно, выучили в школе. Например, вам нужно быть уверенным в цели вашего отчета, вы должны сосредоточиться на четко определенной подтеме и писать с учетом своей аудитории.
Заранее знайте образовательный и рабочий фон участников встречи. Это поможет вам узнать, сколько темы вам нужно объяснить. Например, представьте, что вы готовите отчет о количестве несчастных случаев на определенных городских перекрестках, который будет представлен на следующем заседании Комитета по дорожному движению. Если трое из пяти членов комитета имеют опыт работы в правоохранительных органах, вам не нужно объяснять такие фразы, как «навигация на повороте».
Помните совет своего учителя средней школы по английскому языку: не пытайтесь заняться вселенной. Напишите о небольшом сегменте вашей основной темы. Это делает ваш отчет проще для понимания. Например, «безопасность пешеходов» может быть основной темой для отчета об исследовании движения, но ваш отчет ограничен одной частью этого предмета - повышение безопасности на двух перекрестках.
Убедитесь, что в вашем введении и заключении достаточно контекста. Это помогает участникам встречи понять значение ваших предложений. Например, если в вашем отчете рекомендовано нанимать вспомогательных полицейских для работы в муниципальном суде, в вашем введении будет объяснена многолетняя борьба муниципалитета за компенсацию увеличения сверхурочных, выплачиваемых сотрудникам полиции. В заключении будет повторяться, что это предложение является лишь одним из многих, которые могут помочь муниципалитету устранить дыры в своем бюджете.
Пусть в заголовке отчета указывается, было ли запланировано совещание для решения проблем или для предоставления информации.Например, если менеджер созвал собрание, чтобы проинформировать членов команды о том, что продажи в последнем квартале увеличились, ваше название может быть «Продажи в третьем квартале: влияние новых процедур обслуживания клиентов».
Отчеты обычно направлены на то, чтобы повлиять на чьи-либо действия. Укажите отзывы, которые вы ожидаете - и от кого. Например, в отчете школьного суперинтенданта об увеличении баллов по тестам учащихся совет может рекомендовать совету директоров принять решение, превращающее экспериментальную учебную программу в постоянную.
