Отчет о производительности является ценным бизнес-инструментом. Это позволяет документировать и отслеживать выступления сотрудников. Важно тщательно составлять эти отчеты, поскольку они могут стать катализатором, способствующим более позитивному или негативному поведению сотрудников. Хорошо написанный отчет об эффективности сочетает в себе информацию, анализ, честность и тактичность.
Сосредоточьте свой отчет вокруг нескольких наблюдений, для которых у вас есть данные. Важно составлять заметки о сотрудниках до написания отчета, а затем извлекать информацию из этих заметок для составления отчета. Убедитесь, что наблюдения были из первых рук, а не слухи. Примером наблюдения из первых рук может служить заметка, которую вы написали и подали, когда заметили, что сотрудник опаздывает на 30 минут на работу в конкретную дату.
Напишите о поведении, которое определенно связано с выполняемой работой. Поведение, связанное с работой, включает взаимодействие с коллегами, внимание к деталям, качество документов, общее отношение и пунктуальность.
Сосредоточьте свой отчет на поведении, которое обсуждалось с сотрудником в устной форме. Ваши комментарии не должны быть полной неожиданностью для работника.
Сосредоточьтесь на положительном, но не забудьте объективно перечислить все отрицательные явления, а также при необходимости. Вы можете написать что-то вроде: «Мистер Джонс поддерживает позитивное взаимодействие со своими коллегами. Он опаздывает, если необходимо, чтобы завершить работу. У него были некоторые проблемы с прибытием на работу вовремя, о чем свидетельствуют наблюдения, сделанные на 11, 20 и 27 июня."
Будьте краткими и конкретными. Приведите примеры конкретных случаев. Воздержитесь от бессвязных. Плохим примером этого может быть что-то вроде: «Мисс Смит плохо справляется с работой. Она просто кажется плохо подходящей для этой должности. Я не знаю, что ждет в будущем, если она не сможет. … «Лучшим примером будет», - г-жа Смит неоднократно предъявляла против нее жалобы двух разных сотрудников, касающиеся ее оскорбительной и неуважительной речи ».
Свяжите отчет о производительности с предыдущими отчетами. Укажите области, которые могли улучшиться, ухудшиться или остаться прежними. Например, вы могли бы написать: «В последнем квартале производственные показатели мистера Томпсона были на 75 процентов ниже, чем то, что компания считает приемлемым. Однако с момента его последней оценки его производство значительно улучшилось и теперь соответствует стандартам компании».
Сообщите признательность за положительные области поведения. Вы можете написать что-то вроде: «Позитивное отношение г-жи Браун влияет на окружающих и делает рабочую среду лучше».
Оставьте отзыв о том, как бы вы хотели, чтобы слабые области улучшились. Свяжите отчет с будущими целями. Например, вы могли бы написать: «Г-н Харцог не смог представить свои еженедельные планы уроков четыре раза. В течение следующего семестра администрация хотела бы, чтобы он сдавал свои планы уроков к пятнице каждой недели».
Напишите отчет, когда вы находитесь в хорошем настроении. Обязательно просмотрите отчет по крайней мере через несколько часов после его написания, чтобы уловить любые возможные изменения, которые необходимо внести.
Поощряйте сотрудников сообщать вам об отчете, если они его получили, если они того пожелают. Используйте анализ как шанс позитивно сотрудничать друг с другом в целях личного улучшения, а также улучшения для компании в целом.
