Организации и предприятия любого размера могут воспользоваться системой регистрации телефонных звонков для отслеживания важных телефонных звонков и контактной информации. Например, профессионалы, такие как юристы и бухгалтеры, полагаются на телефонные журналы, чтобы вести учет клиентов и регистрировать количество оплачиваемого времени, потраченного на обслуживание каждого.
Основные методы журнала телефона
Используйте телефонные журналы для отслеживания входящих и исходящих телефонных звонков. Запишите данные о клиентах, такие как бизнес-номера и номера мобильных телефонов, электронную почту и информацию о веб-сайте. Для традиционных телефонных журналов сохраняйте данные в безопасном месте, когда они не используются. В электронной системе защищайте сообщения, ограничивая доступ к данным и устанавливая пароль. Если в офисе есть администратор, объедините телефонный журнал с ней, чтобы звонки возвращались своевременно и эффективно. Дайте ей доступ к почтовым ящикам пользователей, чтобы они могли легко проверять сообщения.
Расширенные возможности
Организуйте удаленный и переадресационный доступ к журналу телефона с вашего мобильного телефона или компьютера. Интегрируйте обмен текстовыми сообщениями и электронную почту в телефонную систему регистрации для большей гибкости. Организовать телефонные сообщения в личные папки для быстрого доступа. Настройте общие папки, если вы хотите поделиться данными с остальной частью офиса. Настройте уведомления так, чтобы вы получали сообщения, как только они приходят. Поместите несрочные звонки в папку для лучшего управления временем. Создайте систему для возврата всех телефонных звонков в течение разумного периода времени и установите напоминания, чтобы не забыть ни одного важного звонка. Для эффективной системы резервного копирования организуйте, чтобы группы рассылки получали уведомления.
Традиционные телефонные журналы
Используйте традиционную систему регистрации телефонных звонков, записывая информацию на панель, предназначенную для отслеживания звонящих и их информации. Некоторые телефонные журналы снабжены карбоновым покрытием для автоматического создания дубликата записи для хранения. До наступления электронного века руководители, офисные работники и частные лица отслеживали телефонные звонки, записывая имена, номера и другую информацию на отдельных листах бумаги или планшетах, предназначенных для этой цели.
MyWorkTools
Попробуйте использовать MyWorkTools, который предлагает шаблон документа Word в качестве журнала телефона для входящих и исходящих вызовов. Инструмент может использоваться как система управления временем и производительностью, которая отслеживает дату и время каждого телефонного звонка, набранный номер и продолжительность звонка, а также цель звонка. Инструмент может сэкономить время, поскольку устраняет необходимость тратить в среднем два часа или более на создание аналогичного журнала телефона вручную.
PhonePad Электронная система
Загрузите бесплатную пробную версию системы PhonePad, которая использует приложение Windows для хранения всей информации о телефонных звонках в одной папке входящих сообщений. Цветные значки и кодирование обеспечивают мгновенное распознавание статуса сообщения, а сообщения располагаются так, чтобы указывать, являются ли они новыми, прочитанными или нуждаются в отслеживании. PhonePad выглядит как бумажные сообщения для интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Сообщения поддерживаются форматированием текста в разных шрифтах, цветах, стилях и размерах. Несколько сообщений могут быть открыты одновременно, и текстовые сообщения также поддерживаются. Во встроенной адресной книге хранятся данные о предыдущих звонках.
КПК или журналы сотового телефона
Используйте телефонный журнал, разработанный для вашего КПК или мобильного телефона, например PhoneLog 2.0, для мобильного телефона PalmPilot. PhoneLog отслеживает все телефонные сообщения, полученные и оставленные для других. Кроме того, можно легко создать список, к которому можно быстро получить доступ для обратных вызовов. PhoneLog предоставляет полную запись разговоров. Система также настраивается и может быть легко интегрирована.
