Многие компании начинают свой бизнес, используя ручную систему учета. Для большинства предпринимателей этот маршрут позволяет начать бизнес, не требуя больших инвестиций в компьютеризированную систему учета. Затраты на установку компьютеризированной системы бухгалтерского учета включают в себя приобретение системы, трудозатраты на установку системы и затраты на обучение, чтобы изучить систему. Ручная система включает запись каждой транзакции в бухгалтерскую тетрадь и вычисление всех чисел вручную. Во многих случаях бизнес осознает необходимость перехода с ручной системы на компьютеризированную систему учета.
Установить новую систему
Первый шаг для перехода от системы ручного учета к компьютеризованной системе учета включает установку системы учета на компьютер компании. Владелец бизнеса просматривает различные пакеты программного обеспечения, чтобы определить, какие из них отвечают его бизнес-потребностям, и приобретает это программное обеспечение Владелец загружает программное обеспечение на компьютер, где будет выполняться учет.
Завершение данных в ручной системе
Второй шаг преобразования требует от владельца бизнеса окончательной обработки данных. Как только компьютерная система загружена на компьютер, владелец должен завершить все данные, содержащиеся в ручной системе. Владелец гарантирует, что все транзакции отображаются в учетных записях и все расчеты выглядят правильными. Она может принять решение нанять бухгалтерскую фирму для проверки финансовой отчетности, проводимой вручную.
Перевод баланса в новую систему
С окончательными номерами счетов, записанными в ручной системе, владелец может перенести конечные остатки в компьютеризированную систему. Владелец настраивает каждую учетную запись в компьютеризированной системе, вводя имя учетной записи, тип учетной записи и начальный баланс. После ввода каждого баланса владелец должен сравнить баланс с ручными системными балансами, чтобы убедиться, что все данные введены в систему точно.
Запустить параллельные системы
Четвертый шаг требует от владельца использовать как ручную систему, так и компьютеризированную систему в течение временного периода времени. Это позволяет владельцу убедиться, что новая система работает как положено.
Прекратить ручную систему
В конце пробного периода владелец отключает ручную систему. Владелец должен сосредоточиться на использовании компьютеризированной системы учета. Все записи из ручной системы могут быть упакованы и сохранены.
