Написание письма-предложения является важным шагом для отдела кадров. Это помогает привлекать квалифицированных сотрудников для укрепления компании на конкурентном рынке. Отправка письма с официальным предложением снижает вероятность путаницы в дальнейшем. Если возникнут какие-либо вопросы относительно условий найма позже, у компании будет запись условий, с которыми сотрудник согласился. Предварительно организовав всю необходимую информацию, вы сможете с легкостью написать письмо.
подготовка
Проверьте государственные и местные законы о занятости, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все правила. Эти законы защищают сотрудников и компанию и часто устанавливают крайние сроки отправки и принятия. Законы варьируются от штата к штату.
Сделайте устное предложение, если вы еще этого не сделали. В качестве профессиональной вежливости предложения изначально делаются лично или по телефону, поэтому новому сотруднику не нужно ждать письма, чтобы узнать о вашем решении нанять его. Это также может быть важно, если ваш кандидат рассматривает другие компании.
Организуйте свои записи из интервью и подтвердите данные, которые будут включены в письмо. Эта информация может включать такие пункты, как зарплата, пособия и отпуск. Организация ваших идей важна для профессиональной структуры письма.
Написание письма
Начните письмо с названия компании, адреса и номера телефона в верхней части страницы. Вам не нужно будет печатать эту часть, если вы используете официальный фирменный бланк. Всегда пропускайте строку между разделами письма.
Введите дату, когда вы пишете письмо.
Добавьте имя и адрес кандидата, которому вы продлеваете предложение.
Напишите ваше приветствие, а затем двоеточие. Это должно быть что-то формальное, вроде «Дорогая мисс Смит».
Напишите введение, в том числе подтверждение того, что вы расширили устное предложение. Укажите название компании и должность, которую вы предлагаете.
Добавьте в письмо детали предложения, включая зарплату, льготы и любые особые условия найма, такие как испытательный срок. При включении заработной платы отформатируйте ее в ежемесячных, почасовых или еженедельных количествах, чтобы не было предполагаемого обещания долгосрочного трудового договора.
Добавьте еще один абзац, чтобы сообщить кандидату предполагаемую дату отчета. В этом разделе вы можете указать время, любое конкретное место в здании и кому они будут сообщать. Если у вашей компании есть особые требования, включите их в этот раздел.
Напишите заключение к письму, включая запрос на подтверждение к определенной дате. Также уделите время, чтобы отметить любые дополнительные справочные материалы, которые были включены в письмо.
Закройте письмо со своим именем и должностью. В конце письма также могут быть отмечены приложения и кто получает копию письма.
подсказки
-
Если у вас возникли проблемы с написанием письма в правильном формате, используйте шаблон из вашего программного обеспечения для обработки текста, чтобы помочь вам.
