Эффективное общение и обмен информацией имеют решающее значение для успеха проекта. Четкая коммуникация гарантирует, что каждый член команды понимает свою роль и цели в проекте. Непрерывный обмен информацией информирует всех членов команды о прогрессе и освещает любые проблемы, которые могут повлиять на прогресс. Неспособность общаться эффективно может привести к дорогостоящим задержкам, которые влияют на успех проекта.
План проэкта
План проекта является центральным для всех коммуникаций проекта, как сообщает TechRepublic. План позволяет каждому члену команды знать, что должен выполнить проект и кто несет за него ответственность. Он предоставляет контрольные даты и зависимости проекта и разбивает сложные программы на более мелкие компоненты, которые отдельные участники могут легче понять.
видение
Коммуникация гарантирует, что каждый член команды разделяет одинаковое видение результатов проекта. В выпуске «Houston Business Journal» 2002 года рассказывалось, как архитекторы, строительная компания и разработчики сотрудничали с менеджерами компаний-клиентов для достижения успеха проекта посредством единой общей цели - бизнес-парка, который отвечал бы потребностям своих пользователей.
Планирование коммуникации
Большой проект включает в себя много членов команды и широкий спектр каналов связи. Для обеспечения эффективного общения и обмена информацией руководителю проекта важно с самого начала планировать и управлять процессом, определяя, кому нужна разная информация на разных этапах проекта. По словам консультанта Project Perfect, этот процесс является непрерывным и утверждает, что руководители проектов тратят большую часть своего времени на коммуникационные задачи.
Управление информацией
Члены команды нуждаются в быстром доступе к последним версиям проектной документации. Создав единый веб-сайт или базу данных проекта, менеджеры проектов могут централизовать всю информацию и предоставить членам группы безопасный доступ к важным документам, таким как планы, графики, поставщики, протоколы совещаний и отчеты о ходе работы.
Статус
TechRepublic идентифицирует отчеты о состоянии как одно из самых важных сообщений о проекте. Совместное использование обновлений состояния гарантирует, что все члены команды осведомлены о любых критических проблемах или неожиданных изменениях, которые могут повлиять на график или стоимость проекта. Затем они могут предпринять любые необходимые корректирующие действия.
инструменты
Коммуникационные инструменты, такие как электронная почта, видеоконференции и телеконференции, упрощают и облегчают членам проектной группы совместную работу и обмен информацией, даже когда они работают в разных местах. Инструменты социальных сетей также играют важную роль в управлении проектами. Участники могут использовать такие инструменты, как Twitter или Facebook, чтобы публиковать краткие обновления статуса или комментарии по важным вопросам проекта.
