Если у вашей компании или организации есть важная информация для общения, а ваших обычных каналов недостаточно, спланируйте тактический коммуникационный проект, адаптированный к содержанию и обстоятельствам. Объявления, извлекающие выгоду из пользовательских планов, как правило, являются значительными разовыми, неординарными событиями, такими как смена исполнительного руководства, планы найма и увольнения, изменение вознаграждений работникам и перемещение объектов компании. Они часто привлекают внешнюю и внутреннюю аудиторию. Составление плана проекта тактической коммуникации помогает вам рассмотреть ключевые вопросы: кому нужно что слышать, от кого, какими средствами, когда и к какой цели? План также определяет задачи, ответственность и сроки --- сглаживание работы по управлению проектами.
Уточнить и подтвердить, прежде чем планировать. Определите «владельца» проекта - обычно человека, назначающего его - который будет консультировать и утверждать ваш план. С этим владельцем проекта: - Подтвердите суть содержания объявления, желаемых сроков и требований конфиденциальности. Подтвердите, существуют ли необычные чувства или обстоятельства, такие как юридические или членские требования отчетности. - Подтвердите, как проект подходит в качестве тактики в общих стратегиях связей с общественностью и коммуникации. - Найдите источники для получения более подробной информации и информации, которая вам понадобится, например, менеджер по персоналу вашей компании или председатель исполнительного комитета по поиску. - Определить требования к утверждению и отчетности для вашего проекта. Согласитесь, будете ли вы управлять проектом неформально или структурировать команду проекта. - Определить требования к утверждению для рабочих продуктов, вытекающих из плана, например, проверки юридическими, кадровыми и финансовыми уполномоченными или конкретными руководителями. - Установите параметры для необходимых ресурсов, таких как бюджетные ожидания и использование внешних агентств.
Выкристаллизовать цель и задачи. Цель - это то, чего вы хотите добиться, обычно начиная с «Кому …» Цели обычно начинаются с глаголов действия - они - то, к чему вы хотите обратиться, когда они определены как процессы или желаемые результаты. В этом свете цель сделать ваше объявление на определенную дату - это цель. Цель может состоять в том, чтобы «удовлетворить потребности и предпочтения заинтересованных сторон в своевременной и фактической информации, касающейся (темы), таким образом, чтобы подтвердить имидж и ценности компании». Отнесите эту цель обратно к всеобъемлющей стратегии связей с общественностью и коммуникации.
Профиль заинтересованных сторон и аудиторий. Скорее всего, стратегическое планирование определило коммуникационные цели широкими мазками. Для вашего тактического проекта отточите фокус. Заинтересованные стороны - это группы или отдельные лица, на которых будет влиять конкретная информация, которую вы намереваетесь распространять, и, следовательно, они являются основной аудиторией. Добавьте в список другие аудитории, в которых вы хотите создать, изменить или подтвердить восприятие. Используйте таблицу или электронную таблицу со следующими заголовками столбцов, чтобы подвести итоги анализа: - Сегмент аудитории. Дайте каждому имя и, если необходимо, сноску, те составляющие включены. Подсегментируйте группу, если потребности в коммуникации будут отличаться внутри группы. Пример: все сотрудники, сотрудники пострадавшего подразделения, супервайзеры. Спросите: «Кому нужно или хотелось бы знать об этом --- и почему?» Например, рассмотрим ключевых клиентов, владельцев акций, широкую общественность, коллег в вашей отрасли, политические организации и крупных поставщиков. Выберите, будут ли новостные СМИ предназначаться для сегментов или вместо этого будут использоваться в качестве каналов для охвата сегментов, таких как широкая публика и бизнес-сообщество. --Потребность / сообщений. Хотя осведомленность и понимание являются целями для всех аудиторий, у некоторых могут быть особые потребности. Сотрудники, возможно, захотят узнать, как, например, на них повлияет закрытие офиса или члены ассоциации, и процесс смены исполнительного лидера. Члены правления, руководители, супервайзеры и менеджеры по работе с клиентами - это те, кому нужны не только новости, но и ваш план их распространения, особенно если они хотят сыграть свою роль. Определите ключевые сообщения для каждого сегмента. - Ключ коммуникатор. От кого каждый сегмент будет ожидать или хотел бы услышать ваши новости? Определите представителя, который будет «лицом» общения с каждой группой, например, кто будет процитирован в пресс-релизе или проведет конференцию с сотрудниками. Хотя деловое сообщество может ожидать ответа от главного исполнительного директора, сотрудники могут предпочесть, чтобы их руководители и ключевые клиенты получали информацию от своих менеджеров по работе с клиентами.
План каскадной последовательности и каналов. Если вы когда-либо были поражены, узнав сначала из газеты о больших изменениях, которые планирует ваша компания, вы понимаете принцип «без сюрпризов» и важность каскадной информации, чтобы избежать неожиданностей. На временной рабочей таблице или в электронной таблице перечислите целевые сегменты в том порядке, в котором они будут проинформированы, начиная с даты и времени, когда ваша информация будет наиболее широко известна (часто это время общего выпуска новостей). Хотя некоторые дистрибутивы могут быть одновременными, подумайте, нужно ли некоторым сегментам заблаговременно уведомлять о связи. Например, руководителям может потребоваться время для подготовки к вопросам сотрудников, а члены совета директоров могут приветствовать уведомление о готовящихся газетных статьях. В столбце рядом с каждым сегментом укажите каналы, по которым будет осуществляться связь. Каналы - это методы распространения информации, обычно включающие события и письменный контент. Примеры: - Для исполнительной команды, членов правления, ключевых руководителей департаментов и руководителей - предварительные уведомления по электронной почте. - Для сотрудников --- предварительное уведомление по электронной почте, заседания департамента, видеоконференция, контент сайта. - Для ключевых участников --- предварительное уведомление по факсу и электронной почте, живая презентация. - Для широкой публики --- распространение пресс-релизов, пресс-конференций, контента веб-сайтов.
Определите необходимые залоги. Залоги - это материалы, используемые при выполнении плана вашего коммуникационного проекта - документы и аудиовизуальные материалы, такие как фотографии и записи. Классифицируйте их как: - Основополагающие коллатерали, для использования с несколькими сегментами. Примеры: выпуск новостей, информационный бюллетень, вопросы и ответы, фотографии, содержание сайта. - Сегментные коллатерали, сообщения, предназначенные для конкретной аудитории, в которых рассматриваются их потребности и предпочтения и «голос» их предпочтительного представителя. Часто это заметки из Key Communicator сегмента, в которых содержатся копии вышеуказанных базовых документов, особенно выпусков новостей. «Я хотел, чтобы вы знали, что наша компания объявляет позже сегодня днем новости о том, что …» Эти сопутствующие материалы могут также включать в себя темы для обсуждения, содержание и AV для ключевых коммуникаторов, таких как члены исполнительной команды и супервизоры. - Консультационные материалы, памятные записки от других участников, которые должны принять участие в проекте, информирование их о плане коммуникаций и их ожидаемой роли в нем. Приложите соответствующие копии учредительных и сегментных залогов. В таблице или электронной таблице укажите для каждого обеспечения следующее: Имя, Основной коммуникатор, Назначено, Предварительный срок выполнения, Требуется утверждение (я), Окончательный срок выполнения.
Подтвердите необходимую поддержку. Определите, какая поддержка потребуется для развертывания вашего проекта, и подтвердите его доступность. Если не существует постоянной поддержки, используйте таблицу или электронную таблицу, чтобы подробно описать, как вы получите поддержку, такую как: определение элемента поддержки, источника и стоимости: - Составление сопутствующих документов - Составление списков рассылки с контактной информацией для ваших целевых сегментов - Возможность и ответственность за массовые передачи, такие как групповые электронные письма. - Организация групповых встреч, пресс-конференций и других связанных с ними событий.
Развертывание детального проекта. Используйте таблицу или электронную таблицу для последовательного перечисления и определения времени для каждого действия, которое вы планируете для развертывания своих коммуникаций. Определите, кто и что будет делать, а также залог, который будет использовать каждый. Рассмотрите следующие заголовки столбцов: Число, Дата и время, Активность, Используемые материалы, Ответственное лицо (лица) и Статус или Примечания. Запланируйте включение сведений о развертывании проекта в консультативное обеспечение, которое вы предоставляете другим лицам, которые участвуют в нем, таким как члены исполнительной команды, супервайзеры и вспомогательный персонал.
Запланируйте продолжение проекта. Используйте таблицу или электронную таблицу для подробного описания таких последующих действий, как: - вопросы о пост-объявлениях от заинтересованных сторон, таких как сотрудники и средства массовой информации; - оценка проекта, весьма вероятная, включая успех выполнения проекта и субъективные оценки реакции аудитории.
Сделать бюджет. Определите ожидаемые затраты в соответствии с финансовой политикой вашей организации. Вам может понадобиться только определить те, которые еще не включены в существующий бюджет для общей поддержки связи.
Получите одобрение вашего проекта. Перед тем как приступить к выполнению, представьте свою работу владельцу проекта для утверждения и попросите внести предложения по улучшению. Предисловие к вашему предложению документа с кратким резюме. Следуйте этой схеме и включите ваши таблицы / таблицы вместо подробного описания: - Исполнительное резюме - Цель и задачи проекта - Держатели и аудитории (таблица или таблица) - Сведения о развертывании коммуникаций (таблица или таблица) - Коллатерали (таблица или таблица) - Следующие планы - Необходимая поддержка - Бюджет
подсказки
-
Если позволяет конфиденциальность, проконсультируйтесь с заинтересованными сторонами и членами аудитории или с теми, кто работает с ними, чтобы лучше понять их информационные потребности и интересы. Помимо ваших обычных каналов связи, планируйте специальные мероприятия для нестандартных новостей, чтобы обозначить их «особенность».
Предупреждение
На некоторые объявления могут распространяться законы и положения о труде и ценных бумагах. Посоветуйтесь с руководителями юридического отдела и отдела кадров.
