Знание вашей аудитории является ключом к написанию письма, чтобы представить вашу компанию или организацию. Ваше намерение является еще одним важным фактом при написании эффективного делового общения, которое сообщает вашему читателю цель и структуру вашей организации. Цель вводного письма варьируется от объявления о прибытии вашей компании на карту сообщества до благотворительной организации, требующей финансовой и натуральной поддержки от доноров и волонтеров.
Чтобы составить рекомендательное письмо, пригласите руководителя высшего звена вашей компании, а также человека, знакомого с концепциями маркетинга, или сотрудника, отвечающего за маркетинг организации. Руководитель или основатель вашей компании может дать представление о цели компании и о том, почему она была основана, а ваш маркетинговый гуру может пролить свет на то, как обратиться к клиентской базе компании.
Голосуйте за лучший формат вашего вступительного письма. Если ваша организация имеет сильную сеть социальных сетей, а также клиентскую базу, которая предпочитает традиционное общение, напишите две версии вашего вступительного письма. Создайте одно сообщение, которое станет вирусным, а другое - более подходящим для распространения в печатном виде.
Создайте свой первый абзац с учетом аудитории. Обращение к благотворителям с открытием вроде «Каждый год Фонд ABC помогает тысячам перемещенных женщин воссоздать свою жизнь». Тем не менее, будущие владельцы бизнеса оценят предпринимательский уклон из введения, объясняющего скромные начинания организации, такие как: «Корпорация XYZ началась в гараже Стива Уилсона как хобби за два десятилетия до того, как средний американец мог позволить себе домашний компьютер». Используйте оставшуюся часть первого абзаца, чтобы описать происхождение или основание вашей организации.
Напишите второй абзац вашего вступительного письма, чтобы объяснить, чем занимается ваша компания или организация. Если вы обучаете неполных или безработных работников, опишите виды профессиональной подготовки, которые вы предоставляете. Аналогичным образом, если вы продаете продукцию на мировые рынки, опишите многие страны, на которые ваша компания оказывает влияние, распространяя свои товары среди клиентов по всему миру.
Создайте картину структуры вашей организации в третьем абзаце. Избегайте просто ссылаться на организационную схему - в вашем вводном письме не должно быть вложений. Опишите команду исполнительного руководства и то, как каждый член команды участвует в разработке стратегии компании. Расскажите своим читателям о ведомственных функциях вашей компании и о том, как взаимодействуют отделы. Признать свой человеческий капитал; объяснить, как квалификация и опыт ваших сотрудников и как они способствуют успеху организации. «Сотрудники корпорации XYZ обладают 75-летним опытом работы в области компьютерных сетей и разработки программного обеспечения» - это пример признания профессионального опыта ваших сотрудников.
Завершите свое письмо четвертым абзацем, повторив цель вашего вступления. Если вы новичок в бизнес-сообществе, пригласите клиентов и даже другие компании зайти в ваш магазин или посетить ваш сайт. Для ознакомительного письма с просьбой о пожертвовании подтвердите цель вашей организации, ее прошлые успехи и попросите пожертвования. Вовлеките своих читателей в узнавание больше о вашей компании и организации.
Подготовьте линию подписи для высшего руководства вашей компании или руководителя организации. При условии, что это возможно, подготовьте копии письма для индивидуальных и оригинальных подписей - они добавляют теплый, индивидуальный подход к деловому общению.
