Документация сотрудника важна по нескольким причинам. Документация оправдывает действия по найму, от найма и отбора до отставки, выхода на пенсию или увольнения. Обучение и развитие, компенсация и льготы также являются частью документации для сотрудников. Ведение точной и полной документации поддерживает задачи в области людских ресурсов, такие как планирование преемственности и продвижение изнутри. Документация сотрудника, подготовленная тщательно, конфиденциально и в соответствии с политикой компании, является основой отдела кадров.
Набор и отбор
Даже если процесс набора и отбора начинается с подачи онлайн-заявки через систему отслеживания кандидатов, документация по-прежнему является важным компонентом процесса найма. Как минимум, процесс найма включает предварительные телефонные проверки, личные интервью и оценки интервьюеров. Документация важна для этого процесса - делать заметки во время личных собеседований - это практически требование, чтобы помочь принять мудрое решение о найме. Кроме того, если вы хотите передать квалификации кандидата другому менеджеру по найму, это поможет вам поделиться своими записями интервью. Записи интервью содержат ваши личные оценки и мнения. Поэтому, если в записях процесса найма и собеседования не содержится результатов тестов или не подтверждены определенные факты о наборе навыков кандидата, этот тип документации обычно не становится частью кадрового дела. Важно отметить, что документация работника также подтверждает право на трудоустройство.
Обучение и развитие сотрудников
Документирование работы сотрудников важно для поддержания удовлетворенности работой, производительности и вовлеченности. Ваша система управления эффективностью работы включает в себя ряд компонентов, таких как должностные инструкции, неформальная обратная связь, обучение, дисциплинарные меры и ежегодные оценки эффективности. Все эти компоненты требуют документацию для вашей системы управления производительностью, чтобы идти в ногу. Отсутствие документации близко к отсутствию связи в этой области. Сотрудники зависят от обратной связи, чтобы стимулировать мотивацию и повысить моральный дух сотрудников. Без документации работникам не хватает инструментов, необходимых для удовлетворения ожиданий работодателя.
Компенсации и льготы
Документация сотрудника является неотъемлемым элементом вашей структуры вознаграждений и пособий. Без этого вида документации невозможно отследить заработную плату работников, повышение их квалификации, бонусы на конец года и обязательные и добровольные отчисления. Документация также поддерживает статус льгот для сотрудников, таких как варианты медицинского обслуживания, зависимый уход и гибкие счета расходов. Отдел начисления заработной платы записывает большую часть документации сотрудников в этой области; однако ваш сотрудник по вопросам конфиденциальности имеет эксклюзивный доступ ко всей медицинской документации, чтобы сохранить конфиденциальный характер информации о сотрудниках.
Конец Занятости
Когда срок службы сотрудника в компании заканчивается, документация становится чрезвычайно важной. Независимо от причины, вы должны подготовить и подать документы, которые документируют эту трудовую деятельность. Если вы уволите сотрудника, документация оправдает ваше решение. Увольнение сотрудников, связанное с плохой работой, политическими нарушениями или грубыми проступками, требует документации, подтверждающей вынужденное увольнение. Если сотрудник решит подать жалобу на неправомерное увольнение, документация может защитить активы вашей компании, если жалоба перерастет в судебный процесс. Если работник уходит в отставку или уходит в отставку, для продолжения выплаты пособий по болезни и здоровья необходимы документы.
