Вы можете написать нежелательное письмо-запрос по разным причинам. Например, вы можете написать письмо компании, спрашивающей о вакансиях, или автору академической статьи с просьбой предоставить дополнительную информацию или разрешение на использование разделов в вашей собственной работе. Нежелательные письма с запросами не обязательно являются нежелательными, но вы должны следовать общим процедурам и правилам этикета для выполнения запроса, потому что для ответа требуется время, не соответствующее дню получателя.
Установите поля на 1 дюйм со всех четырех сторон. Это стандартный формат для деловых писем. Быть профессионалом важно, потому что это письмо не было запрошено, и вам нужно произвести хорошее первое впечатление.
Установите межстрочный интервал равным 1,0, который будет через один интервал. Многие программы обработки текста имеют межстрочный интервал по умолчанию 1,15.
Измените шрифт на Garamond, Times New Roman, Cambria или аналогичный шрифт с засечками. У шрифтов с засечками есть «ножки» или засечек сверху и снизу, которые помогают направлять взгляд по напечатанной странице. Эти шрифты предназначены для печати и выглядят наиболее профессионально в письме.
Введите свой адрес, без вашего имени. Затем пропустите пробел и введите дату. Пропустите другой пробел и введите имя получателя, должность, название и адрес компании или введите «Кадры», если вы делаете запрос по заданию и не имеете имени контактного лица.
Тип "Дорогой (имя человека):". Если вы не знаете его имени, как в случае с директором по персоналу, введите «Уважаемый руководитель отдела кадров:» или «Уважаемый сэр или мадам:». Пропустить другую строку.
Представьтесь и объясните причину, по которой вы пишете. Будьте конкретны в отношении информации, которую вы хотите. Это позволит получателю лучше ответить на ваш запрос.
Напишите вопросы или элементы, которые вам требуются, в виде списка, чтобы получатель не пропустил какую-либо информацию.
При отправке запроса по почте укажите конверт с маркой и обратным адресом. Если вы запрашиваете отправку товаров по почте, предложите компенсировать получателю почтовые расходы или попросите отправить посылку наложенным платежом (COD), и в этом случае вы платите, когда она прибывает.
Спасибо получателю за ее время и проблемы. Предложите получателю стимул, где это применимо, например, упоминание в вашей статье.
Введите «С уважением» и пропустите три пробела. Затем введите свое полное имя. Напечатайте письмо и подпишите над напечатанным именем синими или черными чернилами.
подсказки
-
По возможности звоните в отдел кадров или другой соответствующий отдел, чтобы узнать имя начальника отдела. У вас больше шансов получить ответ, если вы адресуете его конкретному человеку вместо должности.
