Если ваш бизнес требует, чтобы вы отслеживали все, начиная от основных деталей о клиенте и заканчивая кажущимися незначительными проблемами, вам будет полезно узнать, как записать заметку в файл. Это может помочь вам в повседневной работе.Например, если кто-то из офиса вашего клиента позвонит или отправит вам электронное письмо с просьбой внести изменения в план, напишите памятку в файл на случай, если другая сторона позже поставит под сомнение ваши действия. Записки для хранения документов необходимы для юридических, медицинских или других особо важных файлов, которые впоследствии могут также использоваться в суде.
Откройте Microsoft Word. В меню «Файл» нажмите «Создать». «Панель задач New Document» откроется справа.
Нажмите «На моем компьютере» в разделе «Шаблоны». Откроется диалоговое окно «Шаблоны». Нажмите на вкладку «Заметки». Нажмите «Мастер заметок», а затем нажмите «ОК». «Memo Wizard» запустится.
Нажмите кнопку "Далее." В разделе «Какой стиль вы хотели бы выбрать» выберите «Профессиональный» и снова нажмите «Далее». В разделе «Хотите ли вы добавить заголовок» выберите «Да» и введите «Заметки в файл». Нажмите кнопку "Далее."
Выберите «Дата», «От» и «Тема» в разделе «Какие элементы вы хотите включить» и введите информацию для каждого из них. Дата должна быть датой происшествия, например, по телефону или по электронной почте. Оно должно быть от вашего имени или от имени вашего руководителя, а предмет должен содержать краткое описание происшествия, например «Смена места проведения».
Нажмите кнопку "Далее." В разделе «Кому» выберите «Файл». Снимите флажок «CC». Нажмите «Далее» еще раз. Добавьте все закрывающие элементы и нажмите «Далее», а затем нажмите «Готово». Введите свои заметки в нижней части формы заметки.
Распечатайте заметку и запишите ее в файл клиента. Также сохраните электронную копию, если это делается в вашей компании.
подсказки
-
Запишите свою записку в файл как можно скорее после инцидента или разговора. Это поможет вам вспомнить любые детали более четко.
Предупреждение
Никогда не вводите ничего уничижительного в заметку к файлу, который не основан на фактах. Заявление, что мисс Смит казалась злой, уместно. Писать, что у мисс Смит всегда противное отношение, нет.
