Управление записями является обязательной функцией компаний, некоммерческих организаций, государственных учреждений, социальных агентств, медицинских, коммерческих, финансовых, школ, колледжей и университетов и всех других типов организаций, которые генерируют информацию, которую необходимо хранить в течение определенного времени. Отдельные домохозяйства также должны практиковать хорошее управление записями. Управление записями, кроме того, представляет собой систематический, организованный, запланированный и контролируемый процесс управления или отслеживания жизненного цикла записей. Запись может быть материальным бумажным объектом или в цифровой или электронной форме. Записи могут храниться в финансовых, медицинских, информационных, официальных документах, офисных документах, платежных ведомостях, государственных бланках и электронных письмах среди сотен других типов записей. Управление записями касается трех этапов жизненного цикла записей: создание или получение записи; обслуживание, безопасное хранение, поиск или общее использование записи; распоряжение записью.
Создание записей
Создание или получение записей - это то, что создает спрос на управление записями. Будь то заявление о приеме на работу, счет-фактура или отчет об инвентаризации, после создания записи все другие операции или функции управления для этой записи должны быть использованы. Одной из функций процесса управления записями является определение потока записи после ее создания или получения. Кто должен просматривать запись? Куда ведет запись после того, как все просмотрели или применили ее (например, запись платежа на счете)? Кто несет ответственность за обеспечение безопасного хранения документации? На все эти вопросы нужны хорошо обдуманные ответы.
Ведение записей
Поддержание записи включает в себя разработку операций для хранения записи. При хранении записей необходимо учитывать ряд соображений, в том числе сделать запись доступной для поиска теми, кто должен ссылаться на информацию или иметь доступ к личному характеру записи. Другая сторона доступности записи - это обозначение того, кто не может иметь доступ к записи. Когда запись находится вне ее хранилища, для хорошего управления записями важно иметь систему для определения, у кого есть запись, где у них есть запись и когда они намереваются вернуть запись. Обеспечение надлежащего возврата записи также является важной частью системы управления записями. Безопасное хранение записей может включать хранение цифровых копий каждой записи вне помещения в другом офисе или в банковской ячейке. Записи должны храниться в сухом, прохладном месте, чтобы не повредить бумажные или электронные копии. Архивные процессы являются частью фазы обслуживания управления записями. Определение того, когда запись становится пригодной для архивирования, является частью управления записями. Выбор места архивирования записей и продолжительности архивирования записей также является частью этой функции. Некоторые записи, такие как исторические записи, могут храниться всю жизнь, а иногда и за пределами компании. Для городов, штатов и поселков исторические записи могут храниться в течение неопределенного периода времени.
Утилизация записей
Утилизация записей в надлежащие сроки имеет решающее значение. Утилизация большинства записей должна быть завершена путем измельчения. Вопросы утилизации включают определение того, как долго должна храниться запись. Сроки хранения записей зависят от характера записи. Некоторое хранение записей продиктовано государственными нормативами, такими как налоговые отчеты, некоторые банками для управления кредитами, а некоторые правовыми нормами, такими как учредительные документы. Это также включает в себя определение того, как уничтожаются записи, например, путем измельчения внутри компании или найма сторонней компании для уничтожения, а также может быть полезна разработка системы отслеживания удаления. Перечисление, какие записи по категориям, где утилизированы, как они были утилизированы и где могут быть полезны для долгосрочного управления записями. Кроме того, внедрение механизма подписи для удаления записей может помочь гарантировать, что каждый, кто должен знать, знает, прежде чем любые записи будут уничтожены.
Другие аспекты управления записями
Несколько других вариантов для использования с системой управления записями включают документирование и передачу политик и процедур, связанных со всем управлением записями, разработку и внедрение механизмов и процедур контроля для каждого этапа управления записями и обеспечение простоты и легкости в обращении и простоте систем управления записями. управлять.
Ресурсы для обучения управлению записями
Существуют сотни ресурсов для изучения эффективного управления записями. Технические школы, колледжи и университеты, онлайн-обучение и справочники имеются в местном книжном магазине или книжном магазине колледжа, которые могут помочь в разработке эффективной и законопослушной системы управления документами. Также всегда проверяйте с местными, государственными и федеральными правилами относительно конкретных правил для управления записями.
