Есть ряд характеристик для эффективного написания бизнес-отчетов. Например, менеджеры должны заранее наметить свои отчеты, чтобы они включали всю необходимую информацию. Кроме того, менеджеры должны объяснить специальные термины или слова, которые находятся за пределами типичной базы знаний читателя. Однако пять ключевых характеристик имеют тенденцию подчеркивать наиболее эффективные бизнес-отчеты.
завершенность
Отчеты должны быть полными в том, что они пытаются донести. Лучший способ обеспечить полное составление отчета - убедиться, что вы выполнили все свои задачи. Например, целью отчета о маркетинговых исследованиях может быть определение уровня удовлетворенности клиентов продуктами, ценами и обслуживанием клиентов. Кроме того, ваша цель может включать в себя выяснение того, почему некоторые клиенты прекратили покупать ваши продукты или услуги. Структура типового бизнес-отчета включает введение, основную часть и заключение. Вы также должны включить резюме для менеджеров или коллег, у которых есть только время, чтобы просмотреть результаты вашего отчета. Используйте маркеры в своем резюме и выделите только наиболее важные моменты или выводы.
точность
Ваши отчеты всегда должны быть точными при изложении фактов или цифр. Например, менеджеры по маркетингу могут захотеть включить финансовую информацию в свои отчеты. Финансовый менеджер может предоставить менеджеру по маркетинговым исследованиям квартальные данные о продажах и прибыли за два года. Менеджер по маркетинговым исследованиям должен точно отчитываться об этих продажах и прибыли при включении их в отчет. Точно так же вам нужно будет подкрепить некоторые из ваших утверждений ссылками. Следовательно, вы должны убедиться, что вы полностью понимаете утверждения другого автора, прежде чем делать какие-либо ссылки на них.
Использование простого языка
Сообщение в вашем отчете должно быть простым, сообщает сайт Entrepreneur. Вы должны писать свои отчеты, как если бы вы обращались к кому-то со средним образованием. Используйте простые слова и объяснения для абстрактных идей или тем. Менеджер также должен избегать использования технических терминов при обращении к аудитории за пределами своей области. Например, профессиям по маркетинговым исследованиям следует использовать такие слова, как «множественный выбор» и «заполнить пробел» вместо терминов маркетингового исследования «открытый» и «закрытый» соответственно. Кроме того, делайте предложения короткими и точными.
Правильная орфография, пунктуация и время глагола
Нет просто оправдания раздаче отчетов с орфографическими или грамматическими ошибками. Всегда запускайте свои отчеты через программу проверки правописания на вашем компьютере. Попросите кого-нибудь еще вычитать ваш отчет на предмет возможных грамматических ошибок или использования неправильных времен глаголов. Убедитесь, что вы указали запятые, точки, вопросительные знаки и восклицательные знаки в соответствующих местах всех отчетов.
Используйте активный голос
Активный голос позволяет писать авторитетно в ваших отчетах, в отличие от пассивного голоса. Используйте слова или фразы, такие как выполненные, управляемые и опрошенные, вместо их пассивных аналогов: выполнение, управление и опрос. Используйте слова, которые заканчиваются на «ed», поскольку они представляют более активный голос.
