Ручной учет включает в себя использование бумажных книг и журналов для записи финансовых операций. Эти инструменты из ушедшей эпохи. Бухгалтеры - часто носящие зеленые козырьки и черные нарукавные повязки - будут использовать ручной учет, чтобы помочь сохранить финансовые показатели для своих компаний. Предприятия сегодня могут по-прежнему использовать ручной учет для некоторых процессов. Недостатки, однако, могут ослабить ручную бухгалтерскую деятельность.
Кропотливый
Процессы бухгалтерского учета, которые используют бумажный журнал и бухгалтерские книги или подобные инструменты, требуют обширных затрат времени для выполнения задач Бухгалтеры должны будут найти учетные записи и журналы в системе до записи записей. Проверка баланса счета и просмотр информации также сложны. Бухгалтерам также может понадобиться просмотреть несколько документов, чтобы найти информацию, запрашиваемую руководителями. Копирование этой информации также может быть затруднено.
Возможны ошибки
Ошибки могут быть довольно частыми в ручном учете. Распространенными ошибками являются ввод информации в неправильные учетные записи, перенос цифр или запись информации в обратном направлении. Хотя эти ошибки также присутствуют в современных системах бухгалтерского учета, в ручных системах отсутствуют внутренние проверки и противовесы. Бухгалтеры, исследующие ошибки, часто тратят несколько часов, чтобы найти и исправить записи. Несколько бухгалтеров, работающих в нескольких ручных бухгалтерских книгах, могут усугубить эти проблемы.
Недостаток безопасности
Отсутствие безопасности является еще одним распространенным недостатком ручного учета. Компании могут быть не в состоянии помешать сотрудникам просматривать конфиденциальные данные в бумажных книгах и журналах. Файлы, скопированные и сохраненные на компьютере, также могут быть менее безопасными. Это может позволить сотрудникам злоупотреблять финансовой информацией путем мошенничества или растраты. Недовольные сотрудники также могут нанести непоправимый ущерб информации и уничтожить важные финансовые документы.
Доступно несколько копий
Крупные организации часто сталкиваются с трудностями при ручном учете из-за отсутствия нескольких бухгалтерских книг и журналов. У большинства компаний будет один журнал для счетов кредиторской задолженности, дебиторской задолженности, заработной платы, основных средств и так далее. Это означает, что в любой момент времени в журнале может работать только один бухгалтер. Разделение этих регистров на вспомогательные книги может привести к снижению безопасности и возможности дублирования информации в системе учета.
