Сообщение о назначении дополнительных обязанностей через служебную записку компании является хорошим способом установить ответственность и убедиться, что ваш сотрудник понимает новые обязанности. Как и в случае с любым другим деловым напоминанием, сделайте его кратким и простым, включив в него столько информации, сколько необходимо сотруднику для понимания инструкций.
Memo Format
Напишите четкое, описательное название. Если вы отправляете заметку по электронной почте, также введите заголовок в поле темы, отметьте письмо значком высокой важности и включите квитанцию о прочтении. Хотя обычно вы должны следовать стандартному формату напоминания, включая заголовок, вступительное заявление, сегмент задачи и закрытие, обсуждение и сводные разделы обычно не нужны. В сегменте задач используйте числовой список или маркированные точки для определения и выделения новых или дополнительных обязанностей.
Информационный контент
Сегменты открытия и задания являются наиболее важными разделами в этом типе заметок. Предоставьте необходимую справочную информацию в первом разделе. Например, сообщите сотруднику, почему вы назначаете дополнительные обязанности и когда эти новые обязанности начнутся. Укажите даты и время проведения любых совещаний, которые могут состояться до того, как сотрудник примет на себя дополнительные обязанности. При необходимости укажите контактный пункт, к которому сотрудник может обратиться за вопросами. Определите каждую дополнительную обязанность - четко и полностью - в сегменте задач. Закройте памятку с коротким спасибо и искренней демонстрацией поддержки.
