Вы можете повысить свои шансы на приобретение оборудования, программного обеспечения, расходных материалов, персонала или других необходимых вам ресурсов, если сосредоточитесь на том, чтобы они приносили пользу вашей компании, а не только вам или вашему отделу. Определение того, как необходимые ресурсы помогут сократить расходы или увеличить прибыль, поможет вам привести веские аргументы, когда вы запросите дополнительную помощь.
Найди свое руководство
Первое предложение - это вводная часть, которая говорит читателю, почему письмо важно. Выберите основное заявление, которое вы хотите сделать, чтобы обосновать свой запрос о дополнительных ресурсах, и используйте его, чтобы начать свое письмо. Это может быть широкое утверждение, например, сказать, что запрашиваемые вами ресурсы помогут увеличить продажи или сократить расходы. Затем вы оказываете поддержку вашей претензии в теле письма.
Например, если вы запрашиваете новое программное обеспечение для бухгалтерии, вы можете начать письмо с: «Я хотел бы запросить две лицензии на программное обеспечение ABC для бухгалтерии, что поможет компании сократить количество потерянных заказов и увеличить доходы компании ». Затем вы поясните, что программное обеспечение позволит вам быстрее обрабатывать и утверждать новые учетные записи клиентов, ускорять отгрузку заказов и быстрее собирать дебиторскую задолженность.
Получать поддержку
Напишите список людей, которые получат пользу от вашего запроса, кроме тех, кто будет непосредственно использовать ресурсы. Например, если вы запрашиваете ресурсы, которые помогут вам быстрее провести проверку кредитоспособности потенциальных клиентов, это поможет вашему отделу продаж избежать потери клиентов, которые продолжают делать покупки для другого поставщика, ожидая одобрения. Свяжитесь с отделом продаж и попросите у них разрешения на одобрение вашего запроса. Ищите проблемы, которые будут решать ваши новые ресурсы, и находите людей, на которых эти проблемы влияют.
Запустить номера
Напишите список способов, которыми ваш запрос сэкономит деньги компании или увеличит продажи. Даже если вы запрашиваете ресурсы для чего-то, что имеет явно нематериальную выгоду, вы все равно сможете найти финансовые выгоды. Например, если вы хотите, чтобы у вас были ресурсы для запуска программы оздоровления сотрудников, обратитесь к своему отделу кадров, чтобы определить расходы компании на невыходы на работу, страховки по медицинскому страхованию, текучесть кадров, компенсации работникам и другие потери производительности, которые программа оздоровления может снизить или смягчить.
Перечислите Качественные Преимущества
Некоторые преимущества, которые обеспечат запрашиваемые вами ресурсы, могут быть нелегко определить количественно, но ваши начальство по-прежнему смогут увидеть, как они будут положительно влиять на компанию.Такие преимущества могут включать улучшение морального состояния сотрудников, снижение текучести кадров, повышение удовлетворенности клиентов, снижение доходов клиентов, а также повышение производительности и эффективности.
Показать соотношение затрат и выгод
Если возможно, закончите ваше письмо, указав соотношение цены и выгоды вашего запроса. Перечислите все расходы, связанные с вашим запросом, затем перечислите количественные и качественные преимущества, которые предоставит вам запрашиваемые ресурсы. Напишите ваше письмо, используя «Скажите им, что вы собираетесь сказать им. Скажи им. Скажите им, что вы им сказали », - отформатируйте, начиная с сильного отрывка, поддерживая его в основной части письма и заканчивая резюме.
