Обычно используемые в государственном секторе информационные документы представляют собой краткие документы, которые включают краткое изложение конкретной проблемы и предлагаемый порядок действий для ее решения. В деловой среде исполнительный помощник может использовать информационный документ для информирования генерального директора о проблеме, которая, например, будет обсуждаться на следующем заседании совета директоров. В этом случае генеральный директор может захотеть узнать историю вопроса и контекст проблемы и любые последующие шаги, чтобы она могла обсудить детали с членами совета директоров. Если вы хотите написать информационный документ для кого-то из вашего бизнеса, будьте точны и лаконичны.
Формат справочного документа
Как следует из названия, информационные документы должны быть короткими. Как правило, вам нужно держать бумагу под двумя страницами, чтобы ее было легко читать и воспринимать. Цель информационного документа - проинформировать получателя о сложной проблеме, предоставить контекст на высоком уровне и включить рекомендации о том, что делать дальше. Это помогает ему быть в курсе основных моментов, чтобы принимать любые необходимые решения или выполнять любые связанные задачи. Брифинги написаны ясным, понятным языком и часто содержат маркеры вместо плотных абзацев, поэтому их легко сканировать.
Начало информационного документа
Вверху укажите имя, для которого вы пишете информационный документ, текущую дату и тему информационной записки. Многие информационные заметки начинаются с раздела «Цель», который используется для определения причины этой заметки. Это поможет предупредить читателя о том, почему эта информация важна для них.
Цель этого документа - сообщить президенту подробности, касающиеся полицейского инцидента в нашем офисе в Сент-Луисе 3 сентября. Поскольку инцидент стал общенациональной новостью, президент может получать вопросы от представителей средств массовой информации.
Кроме того, некоторые информационные заметки начинаются с раздела «Проблемы», где вы можете указать любые имеющиеся проблемы, которые необходимо решить.
Основная часть справочного документа
Основная часть информационного документа должна включать раздел «Ключевые аспекты», в котором вы можете отметить контекст или историю вопроса, а также любую соответствующую информацию, которую должен знать читатель.
На что следует обратить внимание: преступник не является и никогда не был сотрудником этой компании. Он действовал один, без помощи кого-либо в нашем учреждении. В то время как сотрудники открывали безопасные двери, они делали это под принуждением и в соответствии с процедурами безопасности. Три сотрудника будут награждены полицейским управлением Сент-Луиса за их храбрость, помогающую покорить преступника.
Затем обрисуйте план действий в разделе «Следующие шаги». Здесь вы можете указать возможные результаты и сценарии на основе доступных решений.
Помощь в предоставлении ответа
В некоторых информационных документах также содержатся «Разговорные заметки». Здесь вы можете указать конкретные моменты, на которые следует обратить внимание читателю, когда он произносит речь или проводит собрание, связанное с данной темой. Вместо того, чтобы писать речь, которую они должны прочитать, лучше включить короткие пункты с темами, которые они должны упомянуть. Это поможет им объяснить этот вопрос своими словами.
В конце своего информационного документа включите свою контактную информацию, чтобы читатель мог легко связаться с вами, если у него возникнут вопросы.
