Матрица распространения документов дает вам визуальную справку, чтобы определить, как общаться с широким кругом людей. Эти матрицы полезны в бизнесе, школе и любой другой организации, которая общается через печатные или компьютеризированные документы. Компьютеризированные электронные таблицы, такие как Excel, Numbers, 1-2-3 или Calc, являются лучшими инструментами для создания матрицы распределения документов, но вы можете использовать любое программное обеспечение, которое позволяет создавать таблицы. Если ваша организация небольшая, вы можете нарисовать матрицу вручную.
Запустите новую книгу в вашей программе для работы с электронными таблицами или создайте новую таблицу в программе для обработки текстов. Программы электронных таблиц могут обрабатывать больше данных, чем таблиц, поэтому выберите этот формат, если у вас есть возможность.
Перечислите все типы документов, которые вы используете для своей организации, в верхней строке таблицы, начиная со второго столбца. Типы документов для общей матрицы могут включать календари, протоколы собраний, отчеты о доходах и специальные бюллетени. Если ваша матрица предназначена для конкретного проекта, перечислите отдельные документы, связанные с проектом, а не категории документов. Например, матрица документов проекта строительства может содержать такие элементы, как электрические чертежи, архитектурные чертежи, фасады и копии конкретных разрешений.
Перечислите всех членов вашей компании или организации в первом столбце слева от таблицы, начиная со второго ряда. Разбейте людей на категории, если применимо. Например, в матрице малого бизнеса категориями могут быть «Менеджмент», при этом весь управленческий персонал указан в алфавитном порядке под заголовком категории, «Сотрудники» с перечисленными ниже в алфавитном порядке, «Клиенты» с перечисленными в алфавитном порядке и «Маркетинг» со всеми ваши внешние маркетинговые контакты в списке.
Проверьте строку заголовка и столбец, чтобы убедиться, что оба списка заполнены. Если это облегчает просмотр матрицы, добавьте затенение к строкам категорий элементов, чтобы у вас был разрыв между типами людей, которые получают вашу документацию.
Пройдите вниз по вашему первому столбцу документов, который будет столбцом B в большинстве программ для работы с электронными таблицами, и поместите «e» в ячейку рядом с именем любого человека, который должен получить этот документ в электронном виде. Поместите «р» в ячейку рядом с любым лицом, которое должно получить бумажную копию этого документа. Если человек не должен получать этот документ, оставьте ячейку рядом с его именем пустым. Если ваши потребности более сложны, измените обозначения в соответствии с вашей организацией. Например, вы можете ввести «2 бумажных копии» или «p-2», чтобы указать несколько копий. Пока все в вашей организации понимают нотацию, используйте любой метод, который подходит вам.
Повторите процедуру для каждого столбца, работая вниз по списку, чтобы пометить бумажные и электронные копии. Это завершает вашу матрицу распространения документов.
Если возможно, создайте гиперссылки из рабочей таблицы матрицы распространения документов в базу данных контактных данных. Это позволит вам щелкнуть имя в вашей матрице, чтобы открыть контактную информацию этого человека, чтобы вы могли легко отправлять электронные или бумажные копии. Обратитесь к файлу «Help» вашей программы работы с электронными таблицами, чтобы узнать, как это сделать.
подсказки
-
Вы также можете использовать матрицы распространения документов, чтобы записать, где хранятся ваши документы. В этом случае перечислите свои документы в первом столбце и расположите их в верхней части, например, «Веб-сервер», «Шкаф хранения в главном офисе 1», «Приемный компьютер» и т. Д. Поместите «X» в ячейку, где встречаются строка заголовка документа и столбец места хранения.
