Распределение обязанностей по кассе - это тактика снижения риска случайной и преднамеренной потери денег сотрудниками. Человек, который, скорее всего, похитит деньги у компании, является долгосрочным работником в рабочей среде, в которой отсутствует разделение обязанностей. Распределение обязанностей по кассе наиболее распространено в крупных корпорациях, но малые предприятия также могут извлечь выгоду из минимального разделения обязанностей или наличия менеджера, который тщательно контролирует и пересматривает обязанности по оплате наличными. Правильное разделение обязанностей в кассовом бизнесе требует авторизации, хранения, учета и сверки.
авторизация
Авторизация является первым шагом в цепочке поставок. Только один человек имеет право выполнять обязанности. Например, человек может получать почту и чеки, но он не должен хранить чеки в своем распоряжении, записывать их или сверять бухгалтерскую книгу, в которую были введены чеки. Кроме того, он может авторизовать или подготовить депозиты, но он не может пойти в банк, чтобы внести деньги. Иногда в небольшом бизнесе лицо, которое разрешает проверку, может сверять ее, только если другой сотрудник или менеджер внес ее на хранение и зарегистрировал.
Опека
Срок содержания под стражей зависит от обязанности. Например, кассир, работающий с деньгами в течение восьмичасовой смены, в большинстве случаев не должен согласовывать свой собственный кассовый ящик. Для нее было бы приемлемо подсчитать и записать ее итоги на конец дня, но начальник должен сверять итоги, чтобы сравнить денежные средства с квитанциями. Это гарантирует, что все деньги учтены, и ни один не пропущен.
запись
Регистрация - это денежная обязанность, которая требует от менеджера или работника физического или электронного учета суммы наличных в бухгалтерских книгах компании. Эта денежная пошлина обеспечивает бумажный след, который следует за деньгами. В нашем предыдущем примере менеджер, который выверял кассовый ящик, должен попросить другого менеджера записать наличные для внесения депозита или наличных в кассе. Когда несколько человек обращаются с наличными, важно разделить обязанности по всей цепочке поставок.
сверка
Согласование является последним этапом разделения кассовых сборов и цепочки поставок. Это гарантирует, что каждый, кто обращался с деньгами, правильно учел наличные деньги, чеки или депозиты. Когда менеджер или сотрудник сверяет итоговые данные за день или неделю, это дает возможность компании обнаружить любые ошибки в бухгалтерском учете или обнаружить потенциальную внутреннюю кражу. В бизнесе всегда должен быть примирен другой человек, а не тот, кто получил, обработал или зарегистрировал деньги.
