Комитет по организации мероприятий может пригодиться, если вы отвечаете за большую или сложную деятельность. Комитет должен быть сформирован досрочно, чтобы он мог принимать участие в планировании от начала до конца. Возьмите на себя инициативу, когда дело доходит до установления сроков и набора членов комитета.
Начните составлять планы на месяцы до начала мероприятия. Определите, как часто комитет должен собираться, и сводите собрания к минимуму, чтобы люди не скучали. Запланируйте дополнительные встречи по мере приближения мероприятия.
Установите обязанности членов комитета и спланируйте все подкомитеты до того, как вы обратитесь к людям, вступившим в комитет.
Пригласите людей присоединиться к комитету. Сосредоточьтесь на людях, которые проявили интерес к событию или имеют опыт планирования подобных мероприятий. Спросите лично и дайте человеку все детали, которые вы запланировали к этому моменту. Отправьте им электронные письма, поблагодарив их за присоединение к вашему комитету и напомнив им детали вашей первой встречи.
Попросите каждого участника заполнить короткую форму с контактной информацией на первом собрании. Просмотрите расписание собраний и предоставьте подробную информацию о событии и текущих активах или проблемах. Укажите, где вам нужна помощь и какие решения необходимо принять. Создайте подкомитеты и позвольте группе определить, какие члены будут отвечать за них. Назначить председателей подкомитетов к концу первого заседания.
