Все больше и больше компаний либо занимаются аутсорсингом управления проектами, либо нанимают специалистов для решения этой задачи. С изменениями в отрасли может быть трудно найти квалифицированных людей, которые в курсе последних тенденций и стратегий. Только 2,5 процента организаций успешно завершают все свои проекты. Ошеломляющие 70 процентов проектов терпят неудачу. Учитывая эти цифры, вы можете задаться вопросом, стоит ли нанимать менеджера проекта. Как и все остальное, здесь есть свои преимущества и недостатки. Опытный менеджер проекта может сократить ваши расходы, упростить управление рабочим процессом и помочь в развитии вашего бизнеса.
Управление проектами
Независимо от того, работаете ли вы в малом бизнесе или в устоявшейся организации, вы не сможете справиться со всеми типами проектов от начала до конца. Некоторые проекты являются чрезвычайно сложными и имеют сжатые сроки или требуют специальных навыков, которых ваша команда может не иметь. Квалифицированный руководитель проекта поможет вам организовать и справиться с самыми трудоемкими задачами. Опытный менеджер проекта также будет мотивировать вашу команду, управлять ресурсами, оценивать результаты, обеспечивать обратную связь и находить способы повышения качества и сокращения затрат или времени. Другие навыки управления проектами включают усовершенствованные методы планирования, реагирование на изменения, улучшенную коммуникацию, контроль качества и управление рисками.
Эффективная постановка целей
Большинство проектов терпят неудачу просто потому, что у менеджеров нет четкой цели. В 2013 году менее трети всех проектов были выполнены вовремя и в рамках выделенного бюджета. По этой причине постановка целей SMART имеет первостепенное значение. Цели SMART конкретны, измеримы, достижимы, реалистичны и ограничены во времени. Это то, что аббревиатура SMART означает. Цели SMART обеспечат своевременное выполнение ваших проектов без превышения бюджета. Профессиональные менеджеры проектов обладают опытом и инструментами, необходимыми для создания прогнозов, управления затратами на проекты и определения рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Улучшенное общение
Управление проектом позволяет более эффективно общаться между руководителями и другими сотрудниками, вовлеченными в проект. Опытные менеджеры проектов эффективны в управлении заинтересованными сторонами, которые имеют решающее значение для успеха проекта. Менеджеры проектов поддерживают сплоченность команды, организуют встречи, привлекают экспертов по конкретным вопросам, проводят мозговые штурмы и отслеживают обратную связь в режиме реального времени. Общение - это наиболее важный аспект любого проекта и необходимый навык для каждого профессионала проекта.
Большая удовлетворенность клиентов
Проекты могут предоставлять новые функции и открывать новые услуги или продукты, чтобы радовать клиентов, или проекты могут способствовать снижению затрат для клиентов. Поскольку методологии управления проектами отдают приоритет качественным факторам, таким как функции, которые нужны клиентам, компании с успешным управлением проектами испытывают большую удовлетворенность клиентов. Это приводит к увеличению доходов и росту бизнеса. Ваша организация будет известна своими отличными результатами.
Высокий уровень экспертизы
Принимая на работу менеджера проекта или аутсорсинг проектов, ваша компания получит выгоду от высокого уровня экспертизы. Люди в вашей организации будут изучать новые вещи и приобретать новую перспективу, которая будет способствовать их профессиональному росту. Кроме того, управление проектами высвободит ваше время, и вы сможете сосредоточиться на основных аспектах вашего бизнеса. Опытный менеджер проекта сможет четко сформулировать процесс проекта и управлять всеми областями проекта, включая персонал и соблюдение нормативных требований.
Точная оценка риска
Более 75 процентов компаний не уверены в успехе проекта. Чрезмерная переделка, ползучесть области, плохое общение и неясные цели часто являются виновниками. Управление проектами позволяет вам брать на себя рассчитанные риски и более эффективно распределять ресурсы. Вы узнаете, что такое риски, прежде чем даже начать. Таким образом, вы можете планировать любые проблемы на ранних стадиях и принимать более разумные решения, так как риски возникают на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эффективное управление рисками также позволяет вам использовать положительные риски или возможности, когда они возникают.
Минусы управления проектами
Если руководитель проекта не имеет необходимого опыта или знаний, может возникнуть много проблем. Потеря ресурсов, проблемы с расписанием, проблемы безопасности и межличностные конфликты являются основными недостатками управления проектами. Кроме того, ваша организация может понести большие расходы за счет аутсорсинга или найма новых сотрудников для завершения проекта. Иногда управление проектами может мешать вашей повседневной работе или идти не так, как надо.
Высокие расходы
Если вы нанимаете менеджера проекта, рассчитывайте инвестировать в специальное программное обеспечение. Эти программы могут быть дорогостоящими и трудными для реализации. Поскольку ваша команда будет их использовать, им может потребоваться обучение. В зависимости от ваших потребностей, вам также может потребоваться нанять экспертов или специалистов в данной области, чтобы помочь с проектом. Зачастую заинтересованные стороны будут вынуждены включать функции, которые изначально не планировались. Все эти проблемы могут быстро сложить стоимость проекта.
Увеличение сложности
Управление проектами - сложный процесс, состоящий из нескольких этапов. Некоторые эксперты склонны усложнять каждый процесс, что может запутать вашу команду и привести к задержкам в реализации проекта. Они также могут стать жесткими или точными в своих планах, создавая напряженную среду в организации. Как правило, проекты с большой областью действия будут более сложными для реализации, особенно если нет команды, посвященной исключительно работе над проектом. Кросс-функциональные члены команды могут отстать в своей повседневной работе, добавив еще один уровень сложности.
Коммуникационные накладные расходы
Когда вы нанимаете команду управления проектом, новые сотрудники присоединяются к вашей компании. Это добавляет дополнительный уровень общения и не всегда соответствует вашей организационной культуре. Вот почему эксперты рекомендуют, чтобы ваша команда была как можно меньше. Чем больше команда, тем выше накладные расходы на связь. Иногда для проекта требуется большая команда, поэтому важно найти менеджеров проектов, которые имеют сильные коммуникативные навыки среди разных людей.
Недостаток творчества
Иногда управление проектами оставляет мало или вообще не оставляет места для творчества. Руководители групп либо чрезмерно сосредотачиваются на процессах управления, либо устанавливают сжатые сроки, вынуждая своих сотрудников работать в рамках строгих параметров. Это может препятствовать творческому мышлению и препятствовать инновациям, которые могут принести пользу проекту. Для руководителя проекта важно знать, когда вдохновлять на творчество, а когда строго следовать плану проекта.
Организация может расти и добиваться успеха без команды управления проектом. Тем не менее, найм квалифицированного специалиста для решения этих вопросов может открыть новые возможности и помочь вашей компании быстрее достичь поставленных целей.
