Офисные процедуры - это общепринятый стандарт ведения бизнеса на определенном рабочем месте. Такие стандарты могут варьироваться в зависимости от отрасли, рабочей нагрузки, географического положения, профессионализма офиса или размера компании. Например, офисные процедуры в медицинской, стоматологической или юридической практике будут сильно отличаться от процедур в строительном, розничном или импортном бизнесе. Тем не менее, существуют некоторые «нормы» для офисных процедур в разных отраслях.
Процедуры телефона
Все офисы требуют профессиональных и вежливых телефонных манер. Быстро отвечайте на телефонные звонки, говорите четко и вежливо, и никогда не оставляйте звонящего на удержание более нескольких секунд, не возвращаясь к вызову - даже если все, что сказано, - «Я все еще работаю над вашим запросом».
Принимайте сообщения для работников, которые находятся вне офиса или недоступны. Четко запишите имя, дату, время и номер телефона звонящего, а также цель звонка, если он указан. Когда система голосовой почты установлена, спросите вызывающего абонента, хочет ли она оставить голосовую почту, а затем перенесите ее в систему голосовой почты. Невозможно перевести звонок, не сообщив об этом заранее.
Ведение документации
Особенности управления записями сильно различаются от офиса к офису, но детали всех бизнес-операций должны храниться упорядоченно, профессионально. Храните копии всех чеков, счетов-фактур, выписок со счетов, рабочих заданий, предложений, сметных работ, корреспонденции, отчетов и любых других документов, представленных компанией.
Создайте файлы для каждого поставщика, учетной записи клиента, продажи или проекта на основе спецификаций компании. Четко пометьте все папки и сохраните их в легко доступном месте, где их можно будет быстро найти при необходимости. Это требования для правильного управления любым бизнесом, независимо от отрасли.
Обработка и распространение почты
Управление входящей и исходящей почтой также будет варьироваться в зависимости от офиса, но рассматривайте всю почту как важную переписку и обрабатывайте ее быстро, особенно переписку с клиентами и заказчиками.
Откройте и направьте почту в соответствующий отдел или сотрудника, в зависимости от конкретных процедур компании. Никогда не открывайте почту с отметкой «личное». Если входящая почта должна быть открыта до рассылки, скрепите конвертом конверт на обратной стороне корреспонденции, если требуется адрес или информация об отправителе.
При необходимости взвесьте исходящую почту и приложите необходимое количество почтовых расходов в верхнем правом углу. Если почта забирается почтовым перевозчиком, поместите ее в подходящее исходящее место для получения. Если оно доставлено в местное почтовое отделение, поместите все письма в коробку для удобства транспортировки. Надежно и четко маркируйте все пакеты для правильной доставки.
Компьютеры и технологии
Обеспечение надлежащей защиты компьютерных данных важно в современном офисе, который в значительной степени опирается на такую информацию. Соблюдайте основные процедуры безопасности для защиты компьютерных файлов и оборудования.
Чтобы защитить документы и программное обеспечение, ежедневно создавайте резервную копию всех компьютерных файлов на интернет-сайте, предлагающем такую услугу, или на отдельном флэш-диске или Zip-диске. Будьте осторожны при загрузке файлов и программного обеспечения из Интернета. Постоянно включайте антивирусную программу, когда компьютер включен, и обновляйте антивирусную базу, поскольку новые угрозы постоянно возникают.
Защитите оборудование с помощью сильного и надежного сетевого фильтра. Выключайте компьютеры ночью, когда их никто не использует, и отсоединяйте любую электронику во время сильных гроз.
