Компании устанавливают процедуры закупок, чтобы гарантировать, что покупки отвечают наилучшим интересам компании и что деньги расходуются эффективно. Эти процедуры охватывают все: от небольших покупок от одного поставщика до обширных процедур торгов. В процессе торгов менеджер по закупкам выбирает лучшее предложение из списка предложений поставщиков, исходя из стоимости, надежности и сроков получения товара.
Мелкие деньги
Компании устанавливают лимит на мелкие покупки наличными, например, 25 или 100 долларов. Сотрудник, совершающий покупку на мелкие деньги, часто делает это на свои деньги. Он хранит квитанцию и отправляет форму своему руководителю или в отдел по расчету заработной платы, в котором указана стоимость товара, включая налог, причину покупки, дату и поставщика. Затем он получает возмещение за покупку из фонда мелкой наличности.
Открытый рынок
Закупки на открытом рынке не требуют проведения торгов, но часто требуют одобрения отдела закупок, потому что цена товара превышает лимит мелких денежных средств. Запрашивающая сторона делает запрос на товары, иногда называя конкретного продавца, и, если запрос одобрен, она совершает покупку непосредственно у продавца. Она может ходить по магазинам и получать устные котировки цен от продавцов, но ей не нужно и она может выбирать продавца самостоятельно.
Заявка на участие в торгах
Компания устанавливает лимит закупок, чтобы определить, когда заказчик будет обрабатывать большую часть процесса подачи заявок на покупку, а когда - отдел закупок. Если стоимость товаров ниже этого предела, и необходим процесс торгов, заявитель составляет список предложений от поставщиков и представляет предложения в отдел закупок, который выбирает поставщика с наилучшим предложением. Процесс подачи заявок запрашивающей стороны может включать временные рамки для приема заявок.
Торги отдела закупок
Когда стоимость товаров или услуг превышает лимит закупок, отдел закупок выполняет большую часть процесса торгов с помощью запрашивающей стороны. Заказчик объясняет, почему ему нужны товары, и отдел закупок запрашивает у поставщиков предложения на определенное количество дней. По истечении этого времени отдел закупок выбирает поставщика с наилучшим предложением.
