СОП, более формально известные как стандартные операционные процедуры, являются документированными практиками, разработанными для обеспечения согласованности в деловых практиках и операциях. Многие люди считают, что СОП применимы только в практических лабораторных и производственных условиях. По данным Агентства по охране окружающей среды, одной из основных целей СОП является установление порядка обслуживания, настройки и использования оборудования. Однако СОП могут также охватывать больше аналитических процессов, что означает, что они могут применяться в различных бизнес-контекстах.
Здоровье и безопасность
Стандартные рабочие процедуры поддерживают здоровье и безопасность всех работников. Особенно в производственных условиях, где задействовано тяжелое оборудование, СОП могут помочь сотрудникам использовать оборудование для предотвращения травм. СОП могут предписывать регулярные графики очистки и обслуживания. Эти действия важны для безопасной эксплуатации машин, но их легко забыть, когда сотрудники переключаются в смену, а письменные записи отсутствуют. СОП также показывают, как безопасно эксплуатировать оборудование при регулярном использовании. Документ из Университета штата Айова предлагает использовать диаграммы и слова, чтобы сделать инструкции кристально ясными.
Согласованность результатов
В лабораторных условиях Агентство по охране окружающей среды полагает, что соблюдения правил, установленных регулирующими органами, не всегда достаточно. Рабочие иногда вносят небольшие изменения в стандартную процедуру, основываясь на более конкретных требованиях конкретного эксперимента. Когда эти изменения не задокументированы, экспериментальные результаты могут отличаться между командами техников, использующих немного разные методы. Написание стандартных операционных процедур, характерных для сферы деятельности вашей компании, гарантирует, что все работают одинаково, ограничивая стоимость дополнительных испытаний для объяснения противоречивых результатов.
Нормативно-правовое соответствие
Написание стандартной операционной процедуры с учетом требований регулирующего органа обеспечивает соответствие практики в вашей организации ожиданиям отрасли. Документированные процедуры также помогают оптимизировать внутренний и внешний аудит. Например, если ваша компания поддерживает сертификацию ISO, вы можете помочь внешним аудиторам, предоставив письменные копии ваших процедур, соответствующих ISO. Затем они могут посоветовать вам, где именно в процессе работники терпят неудачу. СОП также защищают вас от судебных процессов - например, если работник получил травму на работе из-за несоблюдения задокументированных передовых практик. СОП в офисных условиях также могут обеспечить соблюдение законодательства. Например, СОП для ведения переговоров о деловых сделках за рубежом может помешать руководителям вступить на территорию незаконного подкупа.
Повышение эффективности и производительности
Люди должны быть последовательными, чтобы быть наиболее продуктивными. Когда нет сомнений в том, в каком формате следует принимать документ, следует ли чистить оборудование и где следует хранить расходные материалы, люди могут просто выполнять свою работу, не переставая задавать вопросы. Стандартизация всего невозможна и контрпродуктивна, поскольку работникам нужна гибкость для решения проблем. Однако написание СОП для регулярных процедур может повысить эффективность работы. Например, SOP для именования файлов может сократить время, необходимое для поиска документов и продвижения совместной работы между отделами.
