Конфиденциальная информация - это любая часть данных, которую вы хотите сохранить в полной конфиденциальности, будь то по деловым или личным причинам. Если вы отправляете конфиденциальную информацию другой стороне, это рискованное действие. Вы должны защищать конфиденциальное сообщение так же, как вы защищаете все, что, по вашему мнению, имеет высокую ценность.
Общие сценарии
Компании обычно отправляют конфиденциальную информацию другим деловым партнерам или коллегам о сверхсекретных проектах. Один из примеров - если одна компания рассматривает возможность слияния с другой, ей необходимо сообщить о предлагаемом плане и пока не хочет, чтобы конкуренты знали об этом. Другой распространенный сценарий, когда одна сторона должна передавать конфиденциальную информацию, - это если автор фильма хочет отправить невыпущенный сценарий режиссеру. Работодатель может отправить кандидату конфиденциальное предложение о трудоустройстве, или же кандидат может попросить оставить свое заявление закрытым. Во всех трех случаях целесообразно составить сопроводительное письмо о конфиденциальности в качестве преамбулы к прилагаемой информации.
Почему сопроводительное письмо?
Когда вы отправляете конфиденциальную информацию, будь то по электронной почте или по почте, вы рискуете быть перехваченным неавторизованными третьими лицами. Но даже если информация доходит до получателя безопасно, вы все равно рискуете быть небрежным со стороны предполагаемого получателя, когда речь идет об управлении информацией и сохранении ее конфиденциальности. Вы можете минимизировать риск, составив сопроводительное письмо, которое подтверждает ваше стремление к полной конфиденциальности.
Что включать
Одним из первых элементов, включенных в сопроводительное письмо, является ярлык «Конфиденциально» или «Лично и конфиденциально», напечатанный жирным шрифтом и заглавными буквами сверху или непосредственно над текстом письма. Напомните получателю в общих чертах, о чем идет речь в сообщении, например, «обсуждение, которое мы недавно провели в отношении Проекта X». Четко выразите, что все содержимое того, что получатель собирается прочитать, должно храниться в полной конфиденциальности - ни одна из сторон следует просматривать его, за исключением явно именованных получателей.
Другие соображения
Прежде чем отправлять конфиденциальный документ другой стороне при определенных обстоятельствах, разумно попросить человека проверить и подписать соглашение о неразглашении (NDA), особенно если это крайне конфиденциальные данные. NDA определяет, что включено, когда вы ссылаетесь на конфиденциальную информацию, обязательства получателя и любые конкретные сроки для сохранения конфиденциальности информации. Подтвердите ключевые условия вашего соглашения о неразглашении в сопроводительном письме. Вы также должны приложить копию подписанного NDA непосредственно за сопроводительным письмом.
